14. Заседания Комитета проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в квартал.
15. Решение о проведении заседания Комитета принимается председателем Комитета.
16. Проект повестки дня заседания Комитета формируется по тематическим блокам на основании предложений председателя Комитета, а также предложений, поступивших от уполномоченных органов, и включает в себя, как правило, не более 10 вопросов. В проекте повестки дня заседания Комитета указываются дата, время и место проведения заседания Комитета.
17. Материалы к повестке дня заседания Комитета включают в себя:
а) справки по рассматриваемым вопросам;
б) проекты предлагаемых к рассмотрению документов (при наличии);
в) проекты протокольных решений;
г) проекты актов органов Союза (при необходимости);
д) необходимые справочные и аналитические материалы и прогнозы.
18. Ответственный секретарь Комитета не позднее чем за 30 календарных дней до даты проведения заседания Комитета направляет (в том числе в электронном виде посредством электронной рассылки на адреса электронной почты (за исключением документов, содержащих сведения, отнесенные в соответствии с законодательством государств-членов к государственной тайне (государственным секретам) или к сведениям ограниченного распространения)):
членам Комитета - проект повестки дня заседания Комитета (материалы к проекту повестки дня заседания Комитета размещаются на официальном сайте Союза в личных кабинетах членов Комитета);
в правительства государств-членов - проект повестки дня заседания Комитета и материалы к ней;
в органы государственной власти государств-членов, руководители (заместители руководителей) которых не являются членами Комитета, в случае, если к их компетенции отнесены вопросы, включенные в проект повестки дня заседания Комитета, - проект повестки дня заседания Комитета и материалы к ней в части вопросов, отнесенных к компетенции этих органов.
Ответственный секретарь Комитета обеспечивает размещение на официальном сайте Союза проекта повестки дня заседания Комитета и справок по рассматриваемым вопросам.
19. Члены Комитета вправе представить предложения о включении дополнительных вопросов в проект повестки дня заседания Комитета (с приложением материалов, указанных в пункте 17 настоящего Положения) не позднее чем за 15 календарных дней до даты проведения заседания Комитета. Предложения, поступившие позднее указанного срока, включаются в проект повестки дня следующего заседания Комитета. Информация о включении в проект повестки дня заседания Комитета дополнительных вопросов направляется ответственным секретарем Комитета членам Комитета не позднее 10 календарных дней до даты проведения заседания Комитета.
20. Члены Комитета могут рекомендовать снять вопрос с рассмотрения Комитетом с приведением соответствующих обоснований, если, по их мнению, данный вопрос требует дополнительной проработки.
21. Заседания Комитета проводятся, как правило, в помещениях Комиссии. Организационно-техническое обеспечение деятельности заседаний Комитета, проводимых в помещениях Комиссии, осуществляется Комиссией.
Заседание Комитета может проводиться в любом из государств-членов по решению председателя Комитета, принимаемому на основе предложений уполномоченных органов. В этом случае принимающее государство-член оказывает содействие в организации и проведении заседания Комитета.
По предложениям председателя Комитета и членов Комитета заседания Комитета могут проводиться в режиме видеоконференции.
22. Заседание Комитета признается правомочным, если в нем принимает участие не менее половины общего числа членов Комитета, при этом обеспечивается представительство от каждого из государств-членов.
Члены Комитета участвуют в заседаниях Комитета лично.
В исключительном случае, если присутствие члена Комитета на заседании Комитета невозможно, он вправе не позднее чем за 2 рабочих дня до даты проведения заседания Комитета представить председателю Комитета свою позицию по рассматриваемым вопросам в письменной форме и (или) направить уполномоченное должностное лицо уполномоченного органа для участия в заседании Комитета без права голоса.
23. По решению председателя Комитета голосование по отдельным вопросам, требующим оперативного рассмотрения, может быть проведено в заочной форме. В этом случае ответственный секретарь Комитета направляет членам Комитета в электронном виде материалы, предусмотренные пунктом 17 настоящего Положения. Позиции членов Комитета по рассматриваемым вопросам представляются в письменной форме председателю Комитета в течение 10 рабочих дней с даты получения указанных материалов.
Результаты голосования, проведенного в заочной форме, оформляются протоколом, в котором фиксируются позиции членов Комитета, не позднее 10 рабочих дней с даты получения председателем Комитета последнего письма с информацией о позиции члена Комитета по рассматриваемым вопросам.
24. Решения Комитета принимаются простым большинством голосов участвующих в заседании членов Комитета. При голосовании независимо от числа членов Комитета от каждого государства-члена каждое из государств-членов обладает 1 голосом.
Члены Комитета обладают равными правами при обсуждении вопросов на заседании Комитета.
Результаты заседания Комитета оформляются протоколом, в котором фиксируются позиции членов Комитета.
Протокол подписывается председателем Комитета в день завершения заседания Комитета после его визирования членами Комитета, участвовавшими в заседании Комитета. При этом копии подписанного протокола представляются участвовавшим в заседании Комитета членам Комитета в этот же день.