Записки, создаваемые в Министерстве, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между департаментами, должностными лицами.
В записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.
Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размера N 14 со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с пунктом 3 настоящего приложения.
Если в тексте записки указывается название департамента, то в реквизите "Подпись" его название, как правило, не указывается, например:
Директору |
Уважаемый Владимир Игоревич!
Департамент управления делами и контроля сообщает………
Директор Департамента | А.А. Афанасьев |
Визы исполнителя и должностных лиц, согласующих записку в форме бумажного документа, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра записки, который после подписания первого экземпляра и его регистрации помещается в дело департамента Министерства - исполнителя.
В записке в форме электронного документа в листе согласования в СЭД проставляется соответствующая отметка.
При наличии замечаний и предложений к содержанию записки согласующее должностное лицо отказывает в ее согласовании с указанием причин, в записке в форме электронного документа в листе согласования в СЭД проставляется соответствующая отметка, после чего она возвращается ответственному исполнителю на доработку и для повторного направления на согласование.
Подписанная записка на бумажном носителе регистрируется в СЭД.