Служебные письма Министерства готовятся в виде:
докладов о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
сопроводительных писем к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
ответов на запросы различных организаций;
инициативных писем.
Служебные письма печатаются на бланках установленного образца формата А4 по форме согласно приложениям N 1-5 к Инструкции.
Реквизит "Адресат" печатается в правой стороне листа ниже границы верхнего поля документа на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом документе.
Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица, например:
Правительство |
Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение, например:
Заместителю Председателя Правительства | |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ, например:
Председателю Правительства | |
И.О. Фамилия |
или
Председателю Комиссии | |
И.О. Фамилия |
Ссылка на дату документа адресанта и его исходящий регистрационный номер включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем (ответственным работником) при подготовке проекта ответного письма.
Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "о чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-35 знаков в строке. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.