104. Внутренние документы Министерства создаются в форме электронных документов, за исключением документов, создаваемых в рамках подготовки к заседанию Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, документов, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации тайну, а также документов на бумажном носителе в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления такого документа исключительного* на бумажном носителе.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год; в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 1 июня 2021 года N 248. - См. предыдущую редакцию)
________________
* Текст документа соответствует изменениям, внесенным приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651. - Примечание изготовителя базы данных.
Внутренние документы создаются, согласовываются, подписываются и регистрируются уполномоченными работниками Министерства, направляются адресатам, принимаются и рассматриваются адресатами в СЭД в порядке, предусмотренном положениями пунктов 75-83, 85, 88, 89, 91-93 Инструкции.
105. Создание, согласование и подписание уполномоченными работниками Министерства внутренних электронных документов, подлежащих направлению внутри одного департамента Министерства, допускается с использованием простой электронной подписи.
106. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса дела согласно номенклатуре дел Министерства, буквенного кода, определяющего вид корреспонденции, и порядкового номера внутреннего документа (переписка) в целом по Министерству в пределах календарного года, например:
12-05-01/ВН-168, где:
12-05-01 - индекс дела согласно номенклатуре дел Министерства;
ВН - буквенный код, определяющий вид корреспонденции;
1168 - порядковый номер внутреннего документа (переписка) в целом по Министерству в пределах календарного года.
107. Регистрационный номер и дата внутреннего электронного документа проставляются на документе в СЭД, а в случае с документом на бумажном носителе - на подлиннике и в электронной регистрационной карточке. Исключение составляют доверенности, акты, договоры, соглашения, государственные контракты, к которым не создаются электронные регистрационные карточки.
108. Внутренний электронный документ, направленный по СЭД, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
109. Подлинник зарегистрированного внутреннего документа на бумажном носителе передается в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля для направления адресату.
110. Регистрация доверенностей, приказов, договоров (соглашений и государственных контрактов) Министерства осуществляется Департаментом управления делами и контроля в день их представления на регистрацию, который должен соответствовать дню подписания соответствующего документа.
111. Регистрационный номер доверенности состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего вид доверенности, например:
01-10-08/77, где:
01-10-08 - номера дела по номенклатуре Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля;
77 - порядковый номер доверенности в пределах календарного года.
Визовые экземпляры подписанных доверенностей хранятся в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. Копии подлинников доверенностей хранятся в делах департаментов Министерства, разработавших проекты доверенностей Министерства.
112. Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего вид приказа, например:
125н, где:
125 - порядковый номер приказа в пределах календарного года;
н - вид приказа.
Для определения вида приказа используются следующие буквенные индексы: "н" - приказ нормативного характера; "к" - приказ на командирование работника; "л/с" - приказы по личному составу. Иные приказы буквенных индексов не имеют.
Подлинники приказов хранятся в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.
Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля осуществляет создание электронных регистрационных карточек распорядительных документов в СЭД и прикрепление к ним электронных копий приказов, а также их направление в СЭД в соответствии с указателем рассылки.
Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам распорядительных документов электронные копии приказов, содержащих сведения конфиденциального характера в соответствии с Указом N 188.