Согласование (визирование) проекта документа с должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) оформляется собственноручной визой, электронной подписью или простой электронной подписью.
Согласование (визирование) проекта бумажного документа посредством собственноручного визирования включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Директор Правового департамента | |||
Подпись | И.О. Фамилия | ||
Дата | |||
На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и приложений к ним, оформленных в форме бумажных документов, собственноручные визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а также на лицевой стороне последнего листа приложения.
На бумажных документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, собственноручные визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа и приложений к нему, являющихся неотъемлемой их частью (приказы, соглашения, договоры, государственные контракты), в нижней его части.
Допускается полистное собственноручное визирование бумажного документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту бумажного документа собственноручная виза дополняется соответствующей записью, например:
Согласовано с учетом замечаний (Имеются замечания) | |||
Директор Правового департамента | |||
Подпись | И.О. Фамилия | ||
Дата | |||
В таком случае к документу готовится служебная записка в соответствии с положениями пункта 4 приложения N 14 к Инструкции, в которой отражаются данные замечания.
Согласование (визирование) проекта документа в форме электронного документа посредством проставления электронной подписи или простой электронной подписи включает в себя проставление соответствующей отметки в листе согласования в СЭД.
На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и приложений к ним, оформленных в форме электронных документов, отметки о согласовании проставляются в листе согласования в СЭД с использованием электронной подписи или простой электронной подписи.
Отметки на проекте документа в форме электронного документа не проставляются.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту электронного документа отметка о согласовании в листе согласования в СЭД дополняется соответствующей записью.
Согласование проектов служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок) с соответствующими работниками Министерства осуществляется в электронном виде с использованием электронной подписи или простой электронной подписи в СЭД. При подписании электронных документов электронной подписью лист согласования является составной частью электронной регистрационной карточки электронного документа в СЭД.
При необходимости оформления указанных документов в виде документов на бумажных носителях проекты документов, согласованные в форме электронных документов, передаются на собственноручную подпись должностным лицам, указанным в листе согласования, с приложением листа согласования по установленной в СЭД форме.