75. Организация работы с документами в департаментах Министерства осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководства Министерства, директоров департаментов Министерства.
76. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа, его оформление;
создание временной электронной регистрационной карточки документа с прикреплением проекта документа в СЭД;
согласование проекта документа;
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
повторное согласование проекта документа в СЭД;
представление на подпись (утверждение) проекта документа руководству Министерства или руководству департаментов Министерства;
определение места хранения документа путем проставления отметки во временной электронной регистрационной карточке документа с указанием номера дела по номенклатуре дел Министерства, в которое должен быть помещен документ;
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)
регистрация и отправка адресату.
77. Ответственный исполнитель (департамент Министерства) организует работу по исполнению документа согласно указаниям и несет ответственность за его исполнение. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (департаментам Министерства), ответственным является исполнитель (департамент Министерства), определенный в указании по исполнению первым.
78. Соисполнители (департаменты Министерства) представляют ответственному (головному) исполнителю (департаменту Министерства) замечания и предложения в пределах своей компетенции по исполнению данного документа. Ответственный исполнитель (департамент Министерства) подготавливает проект ответного документа с учетом замечаний и предложений соисполнителей (департаментов Министерства). Также замечания и предложения соисполнителей (департаментов Министерства) могут не учитываться ответственным исполнителем (департаментом Министерства) при подготовке проекта ответного документа и в случае необходимости соответствующие обоснования докладываются руководству Министерства.
79. Проекты ответных документов Министерства готовятся уполномоченными работниками департамента Министерства (ответственного исполнителя по исполнению документа) (далее - ответственный работник) в соответствии с требованиями по оформлению документов, установленными Инструкцией.
80. Для согласования проекта документа ответственный работник создает в СЭД временную электронную регистрационную карточку документа, которой автоматически присваивается временный регистрационный номер.
Временный регистрационный номер электронной регистрационной карточки документа состоит из префикса, определяющего стадию подготовки документа - согласование проекта, порядкового номера электронной регистрационной карточки документа в пределах календарного года, номер версии проекта документа, например:
СОГЛ-12569-1, где:
СОГЛ - префикс, определяющий стадию подготовки - согласования проекта;
12569 - порядковый номер электронной регистрационной карточки документа в пределах календарного года;
1 - номер версии проекта документа.
К временной электронной регистрационной карточке документа прикрепляется проект документа, который является составной частью временной электронной регистрационной карточки документа.
Во временной электронной регистрационной карточке документа:
отражаются связи документа с другими документами по данному вопросу (при наличии);
создается лист согласования с указанием должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект. В лист согласования также вносится информация о виде подписания (собственноручная или электронная подпись) и о должностном лице, которому документ будет представлен на подпись;
определяется место хранения документа путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел Министерства, в которое должен быть помещен документ после его подписи - подлинник и (или) визовой экземпляр (при наличии) на бумажном носителе или бумажная копия электронного документа подписанного электронной подписью;
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 1 июня 2021 года N 248. - См. предыдущую редакцию)
определяется количество экземпляров документов с пометкой "ДСП", в случае направления этого документа нескольким адресатам.