44. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется в централизованном порядке Департаментом управления делами и контроля.
В случае поступления документа на бумажном носителе:
ошибочно присланные документы возвращаются отправителю в суточный срок;
все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. Корреспонденция, помещенная в конверт с пометкой "Лично", учитывается в СЭД по реквизитам, указанным на конверте, и передается адресату;
при вскрытии конвертов проверяется правильность направления (адресования) документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним;
при обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах, один экземпляр акта остается в Департаменте управления делами и контроля, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю.
В случае поступления документа в форме электронного документа:
ошибочно присланные электронные документы возвращаются отправителю в суточный срок;
электронные документы, направляемые в Министерство, поступают в СЭД, проходят автоматическую проверку целостности транспортного контейнера, подлинности и действительности электронной подписи документа;
в случае положительного результата проверки, электронные документы поступают в Департамент управления делами и контроля для предварительной обработки, регистрации и распределения поступающих документов;
в случае отрицательного результата проверки, электронные документы поступают в Департамент управления делами и контроля для возврата отправителю.
45. Поступившие в Министерство документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
46. Не подлежат регистрации следующие документы, поступившие без сопроводительного письма:
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;
библиографические справочники;
поздравительные письма, телеграммы, открытки.
47. Документы, поступающие в Министерство на иностранных языках или языках народов, проживающих на территории Российской Федерации, до их регистрации направляются для подготовки краткой аннотации в Отдел внешних связей и протокола Департамента управления делами и контроля. Вместе с краткой аннотацией указанные документы передаются на регистрацию в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.