Управление по работе с документами осуществляет подготовку аналитических и информационных материалов по актуальным проблемам городского хозяйства, затронутым в поступающих префекту, в префектуру обращениях граждан, материалов, полученных в результате контроля за выполнением поручений префекта и должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени префекта, и в связи с состоянием исполнительской дисциплины в структурных подразделениях префектуры, а также в управах районов по рассмотрению обращений граждан.
Служба организации приема населения префектуры регулярно информирует префекта о состоянии и характере обращений граждан к префекту и в префектуру.