13.1. Общие требования к оформлению документов
13.1.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями префектуры, управами районов и окружными управлениями и службами в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе Регламента.
Правила оформления проектов распорядительных документов префектуры изложены в разделе 3 настоящего Регламента.
13.1.2. Документы префектуры оформляются на бланках документов утвержденного образца (кроме внутренней переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в установленном порядке.
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в текстовом редакторе Word for Windows версии не ниже 7 с использованием шрифта Times New Roman размером 14 (в отдельных случаях 12-13) одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа (кроме распорядительного), оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
13.1.3. Для заправки печатей, штампов, для рукописных текстов (заявления и пр.), для проставления подписи, визы, даты, заполнения журналов, реестров следует использовать синие или голубые чернила для отличия подлинника от копии, применять гелевые чернила запрещается.
13.2. Бланки документов
13.2.1. Бланки документов префектуры изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 x 297 мм), бланки резолюций - А6 (105 x 148 мм).
13.2.2. Управление по работе с документами разрабатывает макеты бланков документов, составляет и представляет на утверждение префекту альбом бланков.
Эталон альбома бланков хранится в Управлении по работе с документами, контрольный экземпляр находится в Управлении делами префектуры.
13.2.3. В префектуре используются следующие бланки:
- для распорядительных документов - "Приказ", "Распоряжение";
- для писем с указанием должности - "Правительство Москвы. Префект Южного административного округа города Москвы", без указания должности - "Правительство Москвы. Префектура Южного административного округа города Москвы";
- для комиссий, связанных с деятельностью Второго отдела, - "Правительство Москвы. Префектура Южного административного округа города Москвы. Второй отдел". Применение бланков допускается председателями (руководителями) и заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями указанных комиссий;
- специальные бланки Административной комиссии по делам об административных правонарушениях (в соответствии с Положением о комиссии);
- для резолюций префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, начальников управлений и отделов - бланк с указанием должности, фамилии и инициалов.
Бланк для резолюций применяется для поручений (заданий) и направляется исполнителю с прилагаемым документом.
На бланке для писем должностного лица "Префект Южного административного округа города Москвы" право подписи имеет префект или лицо, официально его замещающее.
На бланке "Распоряжение" право подписи имеет префект (или лицо, официально его замещающее).
На бланке "Приказ" право подписи имеет префект или лицо, официально его замещающее.
На бланке для писем "Префектура Южного административного округа города Москвы" право подписи имеют префект, первые заместители префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, начальники структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении префекта, или лица, официально их замещающие. Бланки для писем могут быть использованы как для подготовки ответов, так и для оформления выписок из протоколов заседаний постоянно действующих комиссий, штабов, рабочих групп.