6.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов
6.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в префектуре осуществляется следующими способами:
- с использованием системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО);
- с использованием системы электронного документооборота (ЭДО);
- с использованием официального сервера префектуры в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
- фельдъегерской службой;
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично гражданами (через окно приема почты);
- с использованием факсимильной связи;
- с использованием телеграфной связи;
- в ходе личного приема граждан в Службе организации приема населения префектуры;
- с портала "Наш город".
6.1.2. В префектуре установлена централизованная система делопроизводства с использованием системы электронного документооборота Правительства Москвы, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты.
6.1.3. Прием, первичную обработку, доставку и отправку документов осуществляют Управление по работе с документами, Отдел префекта, Служба организации приема населения, сектор по организации конкурсов и аукционов.
Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации, либо с последующей их регистрацией.
Прием и отправка телефонограмм, адресованных префекту, первым заместителям префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры или подписанных ими, производятся структурными подразделениями префектуры, обеспечивающими их деятельность.
Незамедлительно докладываются префекту или лицу, официально его замещающему, документы, требующие срочного рассмотрения, имеющие пометку срочности, телеграммы, заявления граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, манифестаций, забастовок и т.д.
6.1.4. Подготовка и передача ответов на сообщения пользователей портала "Наш город" осуществляются в соответствии с Регламентом обработки и публикации информации на портале "Наш город", утвержденном в установленном порядке.
6.1.5. Документы по вопросам размещения городского государственного заказа (заявки на участие в конкурсе, котировочные заявки, технические задания и др.) передаются непосредственно в сектор по организации конкурсов и аукционов. Документы по данному вопросу, поступающие по почте, не вскрывая, передаются сотрудником Управления по работе с документами в сектор по организации конкурсов и аукционов.
Организация работы по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг осуществляется в соответствии со специальными федеральными законами, нормативными правовыми актами Правительства Москвы и распорядительными документами префектуры.
Выполнение общих требований по делопроизводству к документам, поступающим в сектор по организации конкурсов и аукционов (регистрация, прохождение, исполнение и контроль за исполнением документов, снятие с контроля), осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.
6.1.6. Корреспонденция, поступившая в системе электронного документооборота на имя префекта, первых заместителей префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, регистрируется сотрудниками Управления по работе с документами и Отдела префекта.
Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте Правительства Москвы определяется соответствующими нормативными правовыми актами Правительства Москвы, распорядительными документами префектуры.
При регистрации проверяется правильность адресации и наличие указанных в содержании документа приложений (файлов). Ошибочно направленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата (отказ в регистрации).
При поступлении обращения с использованием системы электронного документооборота дата поступления проставляется автоматически и соответствует дате текущего дня.
При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.