5.1. Комиссия работает в соответствии с планом, утверждаемым председателем Комиссии. План формируется с учетом решений коллегии Росархива, приказов Росархива, условий государственных контрактов на выполнение научно-исследовательских работ в рамках федеральных целевых программ, предложений работников Росархива, федеральных архивных учреждений, НМС и членов Комиссии. В случае необходимости в течение года в План работы Комиссии могут быть внесены изменения.
5.2. Заседания Комиссии проводятся не реже двух раз в год и считаются правомочными при присутствии на них не менее половины ее членов.
5.3. Решения Комиссии принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. При равенстве голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председательствующий на заседании. В случае если на рассмотрение Комиссии предлагается работа автором или членом авторского коллектива, который является член Комиссии, он воздерживается при принятии решения по данному вопросу.
5.4. В исключительных случаях по поручению председателя Комиссии допускается принятие решения Комиссии путем персонального опроса членов Комиссии. Такие решения оформляются протоколом Комиссии, который подписывается всеми членами Комиссии и утверждается председателем Комиссии.
5.5. Для приемки научно-исследовательских работ, выполняемых в рамках закупок для государственных нужд, Комиссией формируются (экспертные группы или выделяются эксперты из числа членов Комиссии) для подготовки экспертного заключения, приобщаемого к акту приемки сдачи работ по соответствующему государственному контракту.
5.6. Решения Комиссии оформляются протоколом, который подписывает председатель Комиссии или его заместитель, председательствующий на заседании, и секретарь Комиссии. Копии протоколов заседаний и решений Комиссии в необходимых случаях направляются заинтересованным физическим и юридическим лицам.
5.7. Представляемые на рассмотрение Комиссии материалы передаются секретарю Комиссии не позднее, чем за 8 дней до дня заседания.
5.8. Председатель Комиссии:
- утверждает План работы и протоколы заседаний Комиссии;
- осуществляет общее руководство работой Комиссии;
- утверждает состав рабочих и экспертных групп;
- определяет повестку дня заседаний Комиссии и порядок их проведения;
- проводит заседания Комиссии;
- организует проверку исполнения их решений.
5.9. Заместитель председателя Комиссии:
- проводит заседание Комиссии в отсутствие председателя Комиссии;
- координирует деятельность рабочих групп и привлеченных экспертов.
5.10. Секретарь Комиссии:
- готовит проект Плана работы Комиссии;
- обеспечивает своевременный сбор материалов для рассмотрения на заседаниях;
- ведет протоколы заседаний Комиссии;
- осуществляет необходимое взаимодействие в установленном порядке в процессе подготовки заседаний Комиссии со специалистами Росархива, подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений, а также других организаций, представителей экспертного сообщества, не являющихся членами Комиссии;
- информирует членов Комиссии о дате, месте и времени проведения заседания Комиссии и о вопросах, включенных в Повестку дня заседания Комиссии, направляет в электронном виде представляемые на рассмотрение Комиссии материалы в срок не позднее 7 дней до дня проведения заседания Комиссии;
- готовит в срок не позднее 7 дней до дня проведения заседания Комиссии для размещения на официальном сайте информацию о дате, месте и времени проведения заседания Комиссии и о вопросах, включенных в ее Повестку дня;
- готовит информацию по итогам проведения заседания Комиссии для размещения на официальном сайте Росархива не позднее 2 дней со дня проведения заседания Комиссии.
5.11. Обеспечение деятельности Комиссии осуществляется отделом организационной работы и мониторинга.
5.12. Члены Комиссии не вправе делегировать свои полномочия другим лицам. В случае отсутствия на заседании, члены Комиссии могут изложить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме, которое оглашается на заседании, учитывается при голосовании и приобщается к протоколу заседания Комиссии.