1. В графе 3 строк 01-14 приводятся сведения только об экспонатах основного музейного фонда, определенных инструктивными документами по учету и хранению музейных фондов. В основной музейный фонд не включают научно-вспомогательные материалы (схемы, чертежи, диаграммы, муляжи и т.п.), даже если они экспонируются.
2. Графа 4 строк 01-13 заполняется на основании учета экспонатов основного фонда, переданных по акту для экспонирования в музее (в экспозиции или на выставке) или вне его. В том случае, когда фонды централизованы, головной музей в данной графе не показывает те музейные предметы, которые переданы для экспонирования в филиалы, независимо от того, участвуют ли они в экспозиции выставки, организованной самим музеем или каким-либо другим учреждением.
3. В графе 5 строк 01-13 приводятся сведения о научно-вспомогательных материалах (диаграммы, схемы, чертежи, муляжи, репродукции и т.п.), изготавливаемых музеем и регистрируемых в книге учета вспомогательных материалов.
4. Графа 6 строк 01-13 заполняется на основе документов реставрационных осмотров или паспортов хранения. Сюда включаются экспонаты как основного, так и научно-вспомогательного фондов.
5. Графа 7 строк 01-13 заполняется согласно актам приемки отреставрированных предметов в фонды хранения.
6. В графе 8 строк 01-13 показывается число единиц основного фонда, внесенных в электронный каталог.
7. Сумма строк по видам экспонатов (с 02 по 13) по графам 3-8 должна равняться цифре, указанной в строке 01 "Всего". В случае, если фонды филиала состоят на централизованном учете головного музея, при заполнении отчета по форме 8-нк филиал не заполняет графы 3, 5, 6, 7, 8 строк 01-13.