3.1. Порядок хранения и использования учетно-технической документации, режима хранения документов архива, требования к помещениям архива определяются в соответствии с законодательством об архивном деле.
3.2. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в архивохранилище, недоступном для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также отвечающих требованиям к сохранности документов.
3.3. Учет и систематизация инвентарных дел заключаются в проверке соответствия присвоенных им инвентарных номеров в соответствующих книгах учета, с указанными номерами на обложках инвентарных дел и размещении их на соответствующем месте в архивохранилище.
3.4. В целях проверки наличия и состояния учетно-технической документации проводится инвентаризация архива.
3.4.1. Инвентаризация архива проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
- Установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
- Выявление и устранение недостатков в учете документов;
- Выявление отсутствующих документов и организация их поиска;
- Выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
3.4.2. Инвентаризация архива проводится не реже, чем один раз в год.
3.4.3. Акт проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки. По окончании проверки архива акт(ы) проверки включаются в соответствующее дело и хранятся в архиве.
3.4.4. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их поиск.
3.4.5. После рассмотрения результатов поиска лицом, ответственным за обеспечение сохранности документов архива, принимается решение о порядке и сроках восстановления утраченных документов.
3.5. Доступ в помещения, в которых осуществляется хранение учетно-технической документации, предоставляется сотрудникам уполномоченной организации, Комитета имущественных отношений Санкт-Петербурга, иным лицам в случаях и порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3.6. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение.