3.1. Подготовка мероприятий осуществляется отделом привлечения и сопровождения инвестиций Управления подготовки и проведения земельно-имущественных торгов Департамента (далее - отдел) совместно с Государственным бюджетным учреждением города Москвы "Сервисный центр 44" (далее - ГБУ "СЦ 44").
3.2. На этапе планирования мероприятий ответственные сотрудники отдела:
- осуществляют анализ объектов, выставленных на торги, и формирование предложений для их освещения на мероприятии;
- утверждают тематику проведения мероприятия;
- определяют потенциальных докладчиков;
- определяют целевую аудиторию;
- вносят информацию о проведении Презентаций (Road Show) в календарь Презентаций (Road Show), размещенный на сайте Департамента.
3.3. На этапе подготовки мероприятия ответственные сотрудники отдела:
- подготавливают и согласовывают план проведения мероприятия с начальником отдела (план проведения мероприятия включает в себя обязательные этапы: вступительное слово модератора о целях и задачах проведения мероприятия, представление докладчиков; выступления докладчиков в рамках компетенции, сопровождаемых демонстрацией презентационных и видеоматериалов; диалог с инвесторами и представителями СМИ (предоставление разъяснений по заданным вопросам, обмен мнениями и т.д.); заключительное слово модератора);
- осуществляют приглашение докладчиков к участию в мероприятии (направление писем, факсограмм);
- осуществляют подготовку информационных раздаточных и презентационных материалов по теме мероприятия;
- осуществляют формирование целевых групп инвесторов, а также общественных организаций и электронную рассылку приглашений на мероприятие по сформированным базам;
- подготавливают и не менее чем за 2 (два) дня до проведения мероприятия направляют в Отдел по связям с общественностью и СМИ Департамента проект пресс-релиза;
- сотрудники Отдела по связям с общественностью и СМИ Департамента не позднее чем за 1 (один) день до проведения мероприятия размещают информацию на сайте Департамента и осуществляют рассылку по базе профильных СМИ;
- осуществляют организацию и проведение рабочего совещания для обсуждения концепции проведения мероприятия и презентационных материалов с приглашением профильных ОИВ и организаций (в случае необходимости);
- осуществляют предварительный выезд на место проведения мероприятия для оценки степени технического обеспечения (в случае необходимости);
- подготавливают предварительные вопросы по теме мероприятия и не позднее чем за 2 (два) дня до проведения мероприятия направляют в профильные ОИВ для проработки и подготовки ответов к моменту проведения мероприятия (направление писем посредством электронной почты);
- осуществляют обсуждение с приглашенными на Презентацию (Road Show) докладчиками содержания доклада и согласование материалов презентации;
- осуществляют предварительную аккредитацию СМИ и участников мероприятия.
3.4. Отдел по связям с общественностью и СМИ Департамента формирует пресс-релиз по теме мероприятия и не менее чем за 2 (два) дня до проведения мероприятия размещает его на официальном сайте Департамента и осуществляет рассылку по базе профильных СМИ.
3.5. Отдел не менее чем за 3 (три) рабочих дня до даты проведения мероприятия направляет в Управление финансов, хозяйственной деятельности и кадров Департамента заявку на осуществление технического сопровождения мероприятия ГБУ "СЦ 44" с указанием даты, времени и места проведения мероприятия.