11. Законченная производством медицинская и общая документация сдается в архив из всех структурных подразделений лечебного учреждения в следующие сроки:
а) истории болезни сдаются не позже 3-х дней после выбытия больного;
б) вся остальная медицинская и общая документация сдается один раз в году в сроки, установленные руководством лечебного учреждения, по представлению заведующего медицинским архивом.
12. Сдаваемые в медицинский архив материалы должны удовлетворять следующим требованиям:
А. Истории болезни, сдаваемые в медархив, должны быть полностью оформлены в отделениях, где лежал больной. Вкладные документы, относящиеся к истории болезни (температурные листки, анализы, исследования и пр.), должны быть подшиты, после чего история болезни подписывается лечащим врачом и заведующим отделением.
Примечания. 1. В случае смерти больного в истории болезни должна быть краткая выписка из протокола вскрытия и указан N такового.
2. Истории болезни, поступившие в статгруппу или медканцелярию, должны быть обработаны в соответствии с п."А".
На титульном листе истории болезни четко указывается как диагноз, так и сопутствующие заболевания.
Б. Архивно-техническая обработка остальной медицинской и общей документации (журналы приема больных, палатные журналы, картотеки и проч.) следующая:
а) документы должны быть заключены в папки или обложки; мелкого формата документы располагаются вдоль корешка дела так, чтобы имели формат книги (листы не должны выходить из обложки). Обширные по объему дела следует разделить на томы так, чтобы толщина тома не превышала ширины корешка обложки папки;
б) металлические скрепления (булавки, скрепки, сколки) необходимо удалить из дел. Документы, находящиеся на регистраторах или скоросшивателях, должны быть с них сняты и подшиты;
в) на обложках должно быть четко без сокращений обозначено следующее:
1) наименование лечучреждения, с указанием ведомственного подчинения, 2) наименование отделения лечучреждения, 3) заголовок дела, 4) даты начала и окончания, 5) количество листов (см. ф. N 1).
В книгах и журналах указанные сведения проставляются на белом листе, следующем за верхней крышкой переплета.
Примечание. Заголовок дела (книги) должен кратко и конкретно отражать содержание документов, находящихся в деле (книге). Названия общего характера (напр. "Разная переписка", "Общая переписка", "К руководству" и т.д.) не допускаются;
г) сдаваемые материалы должны быть пронумерованы по листам в правом верхнем углу простым черным (не цветным и не химическим) карандашом. Нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне какие-либо делопроизводственные пометки, причем листом считается любого размера или формата кусок бумаги, состоящий из двух, а не четырех страниц. В делах, разделенных на томы, листы нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерация листов в делах должна производиться в порядке расположения листов в деле, т.е. сверху вниз, а не обратно. Чистые листы не нумеруются, вырывать их из дела не разрешается. Вслед за последним листом дела подшивается чистый лист бумаги, на котором делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов следующего содержания: "В настоящем деле подшито и пронумеровано ___ листов" (указать прописью и цифрами). После надписи указывается должность лица, производившего нумерацию, и дата подписи. Встречающиеся недостатки в состоянии дела (повреждения) также оговариваются в заверительной надписи.
Примечание. В целях экономии средств, обработка общих документальных материалов, не подлежащих сдаче в государственный архив, может быть по особому письменному распоряжению руководителя учреждения упрощена (дела могут быть оставлены в скоросшивателях или регистраторах; листы некоторых категорий дел, по которым не могут возникнуть проверка, иск и другие действия, связанные с ответственностью каких-либо лиц, могут быть оставлены непронумерованными);
д) для сохранности более ветхих документов следует их подклеивать на плотную бумагу;
Примечание. Если текст двусторонний, то следует наклеивать на прозрачную бумагу (напр. кальку);
е) карточки обрабатываются следующим образом:
1) систематизируются в порядке их N, или в алфавитном порядке, или же по нозологическому признаку;
2) при сдаче в архив должны быть помещены в деревянные или картонные коробки, имеющие наружную длину от 30 до 35 см, или же поступают в увязанных шпагатом пачках такой же длины с прокладками из картона на лицевой и тыловой сторонах пачки;
3) на лицевой стороне коробки (пачки) делаются надписи с указанием лечучреждения, года, наименования карточек, порядкового N связки и количества карточек (см. ф. N 2);
4) карточки, срок хранения которых установлен постоянный, нумеруются с соблюдением условий, указанных в п."г" настоящей Инструкции.
Нумерация карточек, отложившихся за год, производится валовая, а не в отдельности по каждой связке.
Заверительная надпись о количестве карточек, входящих в каждую связку, производится на отдельном листе формата карточки, помещаемой вслед за последней карточкой.
В заверительной надписи количество обозначается:
с N _____________ по N _______________ .