Недействующий

Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утратил силу на основании приказа Минфина России от 17.10.2022 N 442)

21.1. Прием, перевод, увольнение работников

1199

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

Пост.

5 л.

1200

Переписка о приеме, распределении, перемещении, переводе, учете работников

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л.

1201

Информации о численности, составе и состоянии движения кадров в федеральных службах и организациях, находящихся в ведении Минфина России

Пост.

Пост.

10 л.

1202

Переписка с федеральными органами исполнительной власти о назначении работников Минфина России

5 л. ЭПК

-

-

1203

Переписка о назначении руководящих работников

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л.

1204

Документы (представления, справки, переписка) о формировании резерва руководящих кадров

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л.

1205

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л.

1206

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Пост.

-

-

1207

Уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

75 л.

75 л.

1208

Переписка по вопросам трудоустройства бывших государственных гражданских служащих Минфина России

3 г.

3 г.

-

1209

Переписка о продлении срока нахождения работников (служащих) на государственной службе

5 л.

-

-

1210

Положения, инструкции о персональных данных работников

Пост.

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

1211

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1):

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников,

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени

Пост.

Пост.

Пост.

указаны в соответствующем законодательстве

б) работников, в т.ч., государственных гражданских служащих

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

1212

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

1213

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

1214

Алфавиты личных дел сотрудников

-

75 л.

75 л.

1215

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских служащих, работников подведомственных организаций, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

-

-

1216

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

1217

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

3 г.

3 г.

3 г.

1218

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

До востребования (1)

До востребования (1)

(1) Невостребован-
ные - 75 л.

1219

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 л.

5 л.

5 л.

1220

Документы (расписки) об ознакомлении государственных гражданских служащих с требованиями законодательства Российской Федерации о государственной гражданской службе и противодействии коррупции

5 л.

-

-

1221

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

1222

Представления о включении в стаж государственной службы иных периодов работы

5 л.

-

-

1223

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских служащих при переходе на другую работу

75 л.

-

-

1224

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими; документы (заявления, справки, характеристики, переписка и др.) к ним

Пост.

Пост.

75 л.

1225

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

1226

Документы (заявления, справки, переписка) претендентов на замещение вакантных должностей

3 г. (1)

3 г. (1)

-

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

1227

Переписка о прохождении государственной службы

5 л. ЭПК

-

-

1228

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л.

1229

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15 л. (1)

15 л. (1)

15 л. (1)

(1) При отсутствии приказов - 50 л.

1230

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты, переписка) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5 л. (1)

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При отсутствии приказов - 75 л. ЭПК

1231

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликтов

Пост.

-

-

1232

Документы (заявления, решения, докладные, служебные записки, переписка) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению государственных гражданских служащих, работников подведомственных организаций и урегулированию конфликта интересов

Пост.

-

-

1233

Документы (обращения, уведомления, служебные, объяснительные записки, заключения, заявления, переписка и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих, работников подведомственных организаций к совершению коррупционных правонарушений

15 л. ЭПК

-

-

1234

Уведомления об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими

5 л. ЭПК

-

-

1235

Документы (справки, переписка и др.) по проверке достоверности и полноты представленных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера

10 л. ЭПК

-

-

1236

Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих

Пост.

-

-

1237

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек (книг учета бланков строгой отчетности) и вкладышей к ним

3 г.

3 г.

3 г.

1238

Заявления о выдаче дубликатов трудовых книжек

3 г.

3 г.

3 г.

1239

Командировочные удостоверения

5 л. (1)

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 л.

1240

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1)

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок - 10 л. ЭПК

1241

Переписка об оформлении командировок

5 л. (1)

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) Для зарубежных командировок - 10 л. ЭПК

1242

Переписка о получении заграничных паспортов и виз работниками организации

5 л.

5 л.

5 л.

1243

Переписка по воинскому учету работников

3 г.

3 г.

3 г.

1244

Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 л.

5 л.

5 л.

1245

Личные карточки работников, состоящих на воинском учете в Минфине России

3 г.

-

-

1246

Графики предоставления отпусков

1 г.

1 г.

1 г.

1247

Документы (акты, заявки, докладные и объяснительные записки) о выдаче, утрате служебных удостоверений

1 г.

1 г.

1 г.

1248

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 г.

3 г.

3 г.

1249

Переписка по вопросам приема в Минфин России подарков, полученных в связи с протокольными мероприятиями, служебными командированиями и другими официальными мероприятиями

5 л.

-

-

1250

Списки:

(1) При отсутствии

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

Пост.

Пост.

75 л.

лицевых счетов - 75 л.

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

Пост.

Пост.

75 л.

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Пост.

Пост.

75 л.

г) работников

75 л.

75 л.

75 л.

д) прошедших аттестацию

5 л.

5 л.

5 л.

е) подлежащих воинскому учету

3 г.

3 г.

3 г.

ж) кандидатов на выдвижение по должности

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

з) получающих персональные ставки, оклады

10 л. (1)

10 л. (1)

10 л. (1)

и) обучающихся без отрыва от производства

5 л.

5 л.

5 л.

к) работников, ушедших на пенсию

5 л.

5 л.

5 л.

л) лиц, выезжающих за границу

5 л.

5 л.

5 л.

1251

Журналы регистрации:

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих к совершению коррупционных правонарушений

5 л.

-

-

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими

5 л.

-

-

в) служебных проверок государственных гражданских служащих

Пост.

-

-

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению государственных гражданских служащих, регулированию конфликта интересов

5 л.

-

-

1252

Книги, журналы, карточки учета:

(1) После увольнения

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 л.

75 л.

75 л.

(2) В зарубежные командировки - 10 л.

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

75 л.

75 л.

75 л.

(3) После замены новыми

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек (дубликатов) и вкладышей к ним

75 л.

75 л.

75 л.

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 л.

5 л.

5 л.

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5 л.

5 л.

5 л.

е) регистрации уведомлений об иной оплачиваемой работе

Пост.

Пост.

75 л.

ж) лиц, подлежащих воинскому учету

3 г. (1)

3 г. (1)

3 г. (1)

з) отпусков (учебных отпусков)

3 г.

3 г.

3 г.

и) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 л. (2)

5 л. (2)

5 л. (2)

к) выдачи командировочных удостоверений

5 л.

5 л.

5 л.

л) выдачи заграничных паспортов

5 л.

5 л.

5 л.

м) выдачи служебных удостоверений

3 г. (3)

3 г. (3)

3 г. (3)

н) проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 л.

5 л.

5 л.