Проблема нехватки площадей архивохранилищ Росреестра и ФГБУ "ФКП Росреестра" должна решаться путем создания сети специализированных централизованных архивохранилищ, а также небольшого количества архивов регионального значения.
Создание централизованных архивохранилищ Росреестра должно осуществляться исходя из необходимости размещения как накопленных, так и планируемых к накоплению документов для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и государственного кадастрового учета объектов недвижимости.
Оптимальная схема размещения на территории Российской Федерации централизованных архивохранилищ должна включать в себя 8 межрегиональных архивных центров общей площадью порядка 170 тыс.кв.м и оснащённых специализированным стеллажным, сканирующим и телекоммуникационным оборудованием, предназначенным для хранения документов.
Централизованное архивохранилище Центрального федерального округа должно размещаться в Калужской области (г.Калуга), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Белгородской области, Брянской области, Владимирской области, Воронежской области, Ивановской области, Калужской области, Костромской области, Курской области, Липецкой области, Московской области, Орловской области, Рязанской области, Смоленской области, Тамбовской области, Тверской области, Тульской области, Ярославской области, г.Москвы.
Централизованное архивохранилище Северо-Западного федерального округа должно размещаться в г.Санкт-Петербурге, куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Карелия, Республики Коми, Архангельской области и Ненецкого автономного округа, Вологодской области, Ленинградской области, Мурманской области, Новгородской области, Псковской области, г.Санкт-Петербурга.
Централизованное архивохранилище Южного и Северо-Кавказского федеральных округов должно размещаться в Краснодарском крае (г.Краснодар), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Адыгея, Республики Дагестан, Республики Ингушетия, Кабардино-Балкарской Республики, Карачаево-Черкесской Республики, Республики Калмыкия, Республики Северная Осетия - Алания, Чеченской Республики, Краснодарского края, Ставропольского края, Астраханской области, Волгоградской области, Ростовской области.
Централизованное архивохранилище Приволжского федерального округа должно размещаться в Республике Татарстан, куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Башкортостан, Республики Марий Эл, Республики Мордовия, Республики Татарстан, Удмуртской Республики, Чувашской Республики, Пермского края, Кировской области, Нижегородской области, Оренбургской области, Пензенской области, Самарской области, Саратовской области, Ульяновской области.
Централизованное архивохранилище Уральского федерального округа должно размещаться в Свердловской области (г.Екатеринбург), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Курганской области, Свердловской области, Тюменской области, Челябинской области, Ханты-Мансийского автономного округа и Республики Коми (удаленные северные районы).
Централизованные архивохранилища в Сибирском федеральном округе должны размещаться:
в Кемеровской области (г.Кемерово), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Алтай, Республики Тыва, Республики Хакасия, Алтайского края, Красноярского края (кроме северных районов), Кемеровской области, Новосибирской области, Омской области, Томской области;
в Иркутской области (г.Ангарск), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Бурятия, Забайкальского края, Иркутской области.
Централизованное архивохранилище Дальневосточного федерального округа должно размещаться в Хабаровском крае (г.Хабаровск), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Приморского края, Хабаровского края, Амурской области, Еврейской автономной области.
Учитывая, что на территории Республики Крым и города федерального значения Севастополя осуществляется переход на российскую систему государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество, необходимо проработать возможность создания централизованного архивохранилища Крымского федерального округа путём строительства (реконструкции), приобретения или капитального ремонта помещений, находящихся в федеральной собственности.
В силу удалённого географического расположения ряда субъектов Российской Федерации, которые находятся в северных районах, на территории Крайнего Севера либо полностью расположены на островах или отделены от остальной России территорией других государств, то передача документов на централизованное хранение из таких субъектов Российской Федерации нецелесообразна. Исходя из имеющегося расположения таких субъектов Российской Федерации, существующие транспортные маршруты не являются оптимальными, по которым возможно доставить бумажные документы в кратчайшие сроки (или предусмотренные сроки) с минимальными затратами.
Принимая во внимание особенности территориальной удаленности субъектов Российской Федерации, оптимальная схема размещения архивохранилищ должна также включать архивы регионального хранения в 8 субъектах Российской Федерации - Республике Саха (Якутия), Ямало-Ненецком автономном округе, Камчатском крае, Красноярском крае (северные районы), Калининградской области, Магаданской области, Чукотском автономном округе, Сахалинской области.
Создание централизованных архивохранилищ Росреестра должно осуществляться путём строительства и ввода в эксплуатацию новых площадей, создания архивов регионального значения путём строительства, (реконструкции), приобретения или капитального ремонта помещений, находящихся в федеральной собственности.
В централизованные архивохранилища и архивы регионального хранения должны перемещаться дела постоянного хранения. При этом во всех случаях документы систем регистрации прав и государственного кадастрового учета, относящиеся к документам временного хранения, должны храниться при подразделениях, их создавших.
Дела должны передаваться на централизованное хранение в виде, соответствующем установленному нормативными правовыми актами Минэкономразвития России и Росреестра, определяющими порядок ведения кадастровых и учетных дел и дел правоустанавливающих документов. В централизованных архивохранилищах должен вестись каталог архива на электронных носителях.