Для успешного решения задачи перевода бумажных документов архивного хранения в сферах государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета в форму электронного документа и создания условий для ведения Единого государственного реестра недвижимости в электронной форме необходимо:
- разработать архитектуру программно-аппаратной платформы автоматизированной информационной системы архивного хранения электронных документов (далее - САХД);
- спроектировать и внедрить программно-аппаратную платформу САХД.
Проектирование и создание САХД должно быть выполнено с использованием стандартных и унифицированных методов, регламентированных государственными и/или национальными стандартами, с максимальным использованием типовых решений.
САХД должна обеспечивать единые принципы управления электронными архивами и представлять собой совокупность средств и систем телекоммуникаций, информатизации и информационной безопасности, имеющих единое методологическое и технологическое решение.
При создании САХД должны быть учтены функциональные требования к управлению контентом и хранению, к поиску и индексированию, к информационной безопасности.
Требования к управлению контентом и хранению:
- предоставление по запросам документов в форме электронных документов (электронных образов документов), копий бумажных документов;
- возможность просмотра документов в форме электронных документов (электронных образов документов), предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, содержащихся в них сведений, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов;
- возможность подготовки электронного ответа на запрос (т.е. прикрепления к ответу документов в электронной форме);
- предоставление копий электронных документов по запросу, в том числе подготовка автоматического ответа на запрос (прикрепление к ответу электронных документов);
- хранение документов в электронной форме в соответствии с утверждёнными форматами, а также обеспечение форматно-логического контроля идентифицирующих параметров;
- хранение документов в форме электронных документов (электронных образов документов) с использованием автоматизированной информационной системы, обеспечивающей предотвращение доступа к ним посторонних лиц, а также искажения, подделки и утраты содержащейся в них информации;
- возможность сбора и получение статистических данных о работе САХД, а также возможность проведения технического аудита;
- возможность формирования статистических данных (например, по местам хранения и условиям хранения) о документах;
- возможность организации комплектования, учета и хранения, включая архивное хранение документов в электронной форме;
- полнофункциональная автоматизация процессов учета, поиска и использования сведений архивных бумажных документов, хранящихся в централизованных архивохранилищах Росреестра;
- контроль сроков хранения бумажных документов (дел) и, при необходимости, информирование сотрудников о документах с истекшими сроками хранения;
- возможность формирования статистического отчета о выполненных запросах, о запросах, находящихся в исполнении (с их статусом), за определенный период времени;
- контроль сроков хранения документов (дел) и, при необходимости, информирование сотрудников о документах с истекшими сроками хранения;
- поддержка проведения плановой инвентаризации хранящихся документов в части формирования необходимых документов для проведения работ и внесения в систему информации о результатах инвентаризации (об отсутствующих документах, документах, подлежащих профилактической обработке и т.д.);
- возможность управления версионностью электронных документов;
- осуществление контроля целостности хранимых данных;
- предотвращение удаления сформированных для хранения документов в электронной форме и сведений о хранении бумажных документов;
- возможность масштабирования по производительности и объему обрабатываемой информации без модификации ее программного обеспечения;
- предоставление развитой программно-аппаратной платформы обеспечения катастрофоустойчивости, независимой от электронного архива и предназначенной для хранения резервных копий электронных документов;
- обеспечение резервного копирования с учётом всех необходимых мер надежности и информационной безопасности, которое можно будет использовать под задачи резервного хранения электронных документов;
- возможность разделения прав доступа к системе электронного архива для различных ролей пользователей в зависимости от их полномочий.