Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (с изменениями на 6 августа 2018 года) (утратил силу на основании приказа Росреестра от 04.08.2021 N П/0342)

4.2.1. Мероприятия по оптимизации состава хранимых бумажных документов в части вновь поступающих документов в Росреестр и его территориальные органы, ФГБУ "ФКП Росреестра" и его филиалы

Все вновь поступающие от заявителей бумажные документы должны переводиться в электронный вид на стадии приема документов, кроме тех документов, которые уже имеются в Росреестре или могут быть запрошены в электронной форме с помощью системы межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ).

В настоящее время основной объем подаваемых заявителями документов для целей государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета формируется в дела постоянного хранения. Целевым состоянием оптимизации документооборота является хранение в Росреестре только документов, необходимых для осуществления государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Федеральным законом от 23.07.2013 N 250-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета объектов недвижимости" были внесены изменения, в том числе в статью 12 Закона о регистрации, в соответствии с которыми предусмотрена возможность ведения ЕГРП (в том числе дел правоустанавливающих документов) как на бумажных, так и (или) на электронных носителях, из состава ЕГРП исключены книги учета документов, содержащие информацию о выданных свидетельствах о государственной регистрации прав, выписках и справках из ЕГРП, изменен порядок формирования дел правоустанавливающих документов.

________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 30, ст.4083.

Для оптимизации состава хранимых бумажных документов необходимо осуществить мероприятия:

по организации хранения отдельных видов документов только в электронной форме;

по отказу от помещения в дела отдельных видов документов; по сокращению сроков хранения отдельных документов.

В части организации хранения отдельных видов документов только в электронной форме необходимо:

отказаться от ведения книг учета документов на бумажных носителях (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации);

реализовать на практике и расширять возможность подачи документов на регистрацию прав в электронной форме;

определить перечень документов, подлежащих хранению исключительно в электронном виде;

осуществлять получение документов, необходимых для государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета и находящихся в распоряжении иных государственных органов и органов местного самоуправления, посредством межведомственного информационного взаимодействия исключительно в электронном виде.

В части отказа от включения в формируемые дела отдельных видов документов и сокращения сроков хранения отдельных документов необходимо:

определить перечень документов, подлежащих помещению в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела;

перейти на временное (десять лет) хранение документов, по которым было отказано в государственной регистрации права (сделки), с осуществлением процедуры уничтожения дел по истечении указанного срока;

перейти на временное (десять лет) хранение учетных дел, содержащих решение об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета, с осуществлением процедуры уничтожения дел по истечении указанного срока;

отказаться от хранения копий кадастровых дел объектов недвижимости со статусом сведений государственного кадастра недвижимости об объекте недвижимости "аннулированные".