3.1. Последовательность административных процедур, выполняемых при предоставлении государственной услуги, показаны на блок-схеме в приложении N 1 к административному регламенту.
3.2. Предоставление государственной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:
- прием, регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- рассмотрение обращения, принятие по нему решения и направление ответа;
- личный прием заявителей руководителем службы, иными уполномоченными должностными лицами службы.
3.3. Прием, регистрация и аннотирование поступивших обращений.
Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в службу письменного либо устного обращения.
Обращение может быть доставлено непосредственно заявителем, его представителем, поступить по почте, посредством факсимильной связи, по телеграфу, по электронной почте через Интернет-приемную портала органов государственной власти Астраханской области http://www.astrobl.ru, через Интернет-приемную на официальном сайте службы http:// www.astrtarif.ru, на адрес электронной почты службы aslt@mail.ru, на личном приеме.
Прием письменных обращений непосредственно от заявителей производится должностным лицом отдела правового и кадрового обеспечения службы (далее – должностное лицо отдела службы). При приеме письменного обращения непосредственно от заявителя на втором экземпляре обращения, который остается у заявителя, либо на копии обращения, которая остается у заявителя, ставится отметка о принятии обращения с указанием даты, фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) лица, принявшего обращение, а также сообщается контактный телефон.
Должностное лицо отдела службы:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает ошибочно поступившие (не по адресу) письма. При этом обращение, адресованное должностному лицу, полномочия которого прекращены, рассматривается должностным лицом, на которое возложено осуществление указанных полномочий;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту обращения прилагает конверт;
- в случае отсутствия текста обращения составляет справку с текстом: "Письма в адрес (наименование государственного органа) нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- составляет акт на обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма.
Письменные обращения, поступившие в электронной форме, принимаются должностным лицом отдела службы, переносятся на бумажный носитель с проставлением на них регистрационного штампа с датой поступления. При этом заявителю по адресу электронной почты, указанному им в обращении, направляется уведомление о том, что данное обращение зарегистрировано с указанием даты регистрации и будет рассмотрено в 30-дневный срок со дня его регистрации.
Письменные обращения, полученные на личном приеме руководителем службы или иными должностными лицами службы, а также устные обращения, занесенные на личном приеме в карточку личного приема заявителя (приложение N 3 к административному регламенту), подлежат регистрации должностным лицом отдела службы, ответственным за регистрацию и аннотирование документов.
Все поступившие в службу обращения независимо от способа их доставки подлежат обязательной регистрации в отделе правового и кадрового обеспечения службы.
Регистрация обращений заявителей осуществляется должностным лицом отдела службы, ответственным за регистрацию и аннотирование документов путем ввода необходимых данных об обратившихся заявителях и содержании их обращений в регистрационно-контрольную карточку (приложение N 4 к административному регламенту) системы электронного документооборота (далее – СЭД).
Должностное лицо, ответственное за регистрацию и аннотирование обращений:
- в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляет регистрационный штамп "Служба по тарифам Астраханской области" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом обращения, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационно-контрольной карточке СЭД указывает фамилию, имя и отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес, количество листов в обращении, данные о наличии приложений. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ;
- при оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Думы Астраханской области, напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а потом фамилия, имя, отчество заявителя с указанием его почтового адреса;
- в регистрационно-контрольной карточке СЭД отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Думы Астраханской области и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- знакомится с содержанием обращения, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;
- проверяет обращение на повторность, сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- в регистрационно-контрольной карточке СЭД вводит аннотацию (краткое содержание обращения, ключевые слова) на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать направление обращения на рассмотрение исполнителю по компетенции.
В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Должностное лицо, ответственное за регистрацию и аннотирование обращений, регистрирует его в день поступления, передает обращение руководителю для рассмотрения, подшивает его в соответствии с резолюцией руководителя "В дело". Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, должностное лицо, ответственное за регистрацию и аннотирование обращений, передает обращение с проектом сопроводительного письма о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией руководителю для рассмотрения, после подписания руководителем службы сопроводительного письма направляет обращение с сопроводительным письмом в течение семи дней со дня регистрации в указанный государственный орган, копии обращения и сопроводительного письма подшивает в дело.
В случае, если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение не рассматривается, ответ на обращение не дается. При этом должностное лицо отдела, ответственное за приём и регистрацию документов, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщает заявителю о недопустимости злоупотребления правом.