5.5.1. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.
5.5.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись дела представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
5.5.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив области, подлежит утверждению ЭПМК при департаменте культуры правительства области через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
(п. 5.5.3 в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 02.03.2021 N 45)
5.5.4. Описи дел по личному составу составляются аналогично описям дел постоянного хранения.
5.5.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти области имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; дату дела; количество листов в деле; срок хранения дела.
5.5.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе соответствующей номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- абзац исключен со 2 марта 2021 года. - Постановление губернатора Еврейской автономной области от 02.03.2021 N 45;
- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям аппарата (со ссылкой на соответствующий акт), о наличии копий и тому подобное.
5.5.7. В конце описи дел после последней описательной статьи делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).