5.7.1. Аппарат и органы исполнительной власти области обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и по истечении временных сроков хранения - передачу документов в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственный архив области в соответствии с федеральным законодательством. Передача документов производится только по описям дел.
5.7.2. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств аппарата или соответствующего органа исполнительной власти области.
5.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в государственный архив области не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата и органах исполнительной власти области и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.7.4. Увязанные в связки дела доставляются в государственный архив области сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.
5.7.5. Прием каждого дела производится работником отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов государственного архива области в присутствии соответствующего сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства и архив. При этом на обоих экземплярах описи дел напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата их приема-передачи, а также подписи работника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов государственного архива области и лица, передавшего дела.
5.7.6. При реорганизации структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти области архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых подразделений и органов.
5.7.7. При ликвидации структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти области включенные в состав архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в государственный архив области.