5.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора документов на государственное хранение и установления сроков их хранения.
5.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
5.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате и органах исполнительной власти области создаются постоянно действующие ЭК, составы которых утверждаются соответствующими руководителями.
Функции и права ЭК, а также организация ее деятельности определяются положением об ЭК.
5.3.4. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Черновики и копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.
Дела с отметками "ЭК", "ЭПМК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметками "ЭК", "ЭПМК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
5.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 6). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает государственный архив области.
Отбор документов и дел за определенный период к уничтожению, составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожение включенных в указанный акт документов и дел производится после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени будут утверждены ЭПМК при департаменте культуры правительства области.
(в ред. постановлений губернатора Еврейской автономной области от 26.12.2019 N 305, от 02.03.2021 N 45)
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются ЭК аппарата, органов исполнительной власти области, подписываются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, и утверждаются соответствующими руководителями.
Уничтожение выделенных к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится аппаратом, органами исполнительной власти области по истечении установленного срока их хранения путем сжигания либо измельчения в бумагорезательной машине по приемо-сдаточной накладной (приложение N 6.1).
При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, позволяющего восстановить их.
(п. 5.3.5 в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 06.03.2015 N 55)