5.6.1. Дела с момента их заведения и до передачи в государственный архив области хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти области и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
5.6.2. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти области для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Изъятие или выдача документов из дел постоянного хранения и их уничтожение запрещается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения аппарата или соответствующего органа исполнительной власти области.