5.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение N 5).
5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата и об органах исполнительной власти области, штатными расписаниями аппарата и органов исполнительной власти области, планами и отчетами о работе структурных подразделений аппарата и органов исполнительной власти области, перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также номенклатурами дел за предшествующие годы.
В номенклатуру дел включаются дела, отражающие все документируемые участки работы аппарата, органов исполнительной власти области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов, визовые экземпляры писем, подготовленных в рамках осуществления проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданами, претендующими на замещение государственных должностей области, должностей государственной гражданской службы области, а также лицами, замещающими данные должности, и направляемых в кредитные организации, налоговые органы Российской Федерации и органы, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.08.2015 N 235)
5.1.3. Сводная номенклатура дел аппарата составляется управлением контроля и документационного обеспечения губернатора области на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата при методической помощи государственного архива области.
Сводная номенклатура дел аппарата утверждается заместителем председателя правительства области - руководителем аппарата, номенклатуры дел органов исполнительной власти области - руководителями соответствующих органов после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) при департаменте культуры правительства области.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 16.04.2021 N 112)
Вновь созданные (образованные) структурные подразделения аппарата, органы исполнительной власти области обязаны в месячный срок с даты создания разработать номенклатуры дел.
(п. 5.1.3 в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 02.03.2021 N 45)
5.1.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел аппарата служат наименования структурных подразделений аппарата.
Названия разделов в сводной номенклатуре дел аппарата располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой аппарата.
После утверждения сводной номенклатуры дел аппарата структурные подразделения аппарата получают выписки из нее для использования в работе.
Сводная номенклатура дел аппарата и номенклатуры дел органов исполнительной власти области на предстоящий календарный год уточняются в последнем квартале текущего календарного года, утверждаются и вводятся в действие с 1 января года, на который они составлены.
Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в случае существенных изменений функций и (или) организационной структуры аппарата (органа исполнительной власти области).