5.4.1. Дела аппарата и органов исполнительной власти области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела: оформление обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками структурных подразделений аппарата и органов исполнительной власти области, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи государственного архива области.
5.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 7); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 8); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 9); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: такие дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить в них систематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
5.4.3. Документы, составляющие дела, прошиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
5.4.4. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме. На них указываются: наименование органа исполнительной власти области (фондообразователя) или структурного подразделения аппарата; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование органа исполнительной власти области указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
- наименование структурного подразделения аппарата указывается в соответствии с утвержденной организационной структурой аппарата;
- номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел аппарата или номенклатуре дел органа исполнительной власти области;
- заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел аппарата или номенклатуры органа исполнительной власти области, согласованной с ЭПМК при департаменте культуры правительства области;
(в ред. постановлений губернатора Еврейской автономной области от 26.12.2019 N 305, от 02.03.2021 N 45)