Использование информационно-коммуникационных технологий в государственном управлении способствует повышению эффективности деятельности органов государственной власти, включая рост объективности и прозрачности нормотворческих и управленческих процессов, а также обеспечивает межведомственное электронное взаимодействие.
Все государственные органы Забайкальского края и органы местного самоуправления на уровне районных центров и городских округов Забайкальского края объединены в единое информационное пространство посредством Корпоративной сети передачи данных государственных органов Забайкальского края (далее - КСПД). Для защиты информации в КСПД формируется система на базе технологии ViPNet (сертифицированный программный комплекс, позволяющий организовать виртуальную сеть, защищенную от несанкционированного доступа). В составе Центрального узла КСПД организована единая защищенная точка подключения к ресурсам информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет").
В целях повышения эффективности государственного управления и формирования электронного правительства в Забайкальском крае в 2011 году в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края внедрена в эксплуатацию государственная информационная система Забайкальского края "Электронный документооборот исполнительных органов государственной власти Забайкальского края" (далее - СЭД "Дело") (распоряжение Правительства Забайкальского края от 28 декабря 2010 года N 717-р). Внедрение СЭД "Дело" позволило не только отказаться от традиционного бумажного документооборота, но и существенно ускорило обмен информацией между ее участниками и привело к созданию базы данных, хранящей электронный архив документов и принимаемых по ним решений.
Исходя из полезности СЭД "Дело" в 2012 году к данной системе были подключены органы местного самоуправления на уровне районных центров и городских округов Забайкальского края, а в 2014 году началась работа по подключению администраций органов местного самоуправления на уровне сельских поселений, что позволило не только воспользоваться вышеуказанными плюсами работы в СЭД "Дело", но и сократить почтовые расходы, экономя тем самым бюджетные средства.
Таким образом, использование в деятельности СЭД "Дело" привело к следующим результатам:
сокращение процесса передачи документов с нескольких недель до 1 секунды, так как в момент создания карточки документа в СЭД "Дело" он передается в папку "Входящие" органу власти;
ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень: наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение);
прозрачность выполнения работы исполнителей с документами и контроль исполнения поручений, в том числе возможность отслеживать действия по исполнению документа (наблюдать за выполненными действиями); руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа);
за счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов;
сокращение трудозатрат на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, направление документов нескольким адресатам; благодаря СЭД "Дело" появилась возможность отказаться от направления документов на факс, электронную почту;
все исполнительные органы государственной власти Забайкальского края, органы местного самоуправления Забайкальского края (администрации муниципальных районов) теперь находятся в едином информационном пространстве.
Однако решить вопрос оптимизации информационных потоков за счет использования СЭД "Дело" полностью не удалось. Фактором, повлиявшим на сопротивление использования СЭД "Дело", является прозрачность, которую позволяет обеспечить данная система, и невозможность "сфабриковать" документ задним числом. Поэтому в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края, органах местного самоуправления наряду с электронным документооборотом еще присутствует пересылка документов на бумажном носителе, сохранилось ведение журналов для регистрации документов. Тем не менее со временем многие государственные служащие смогли оценить реальную пользу от эксплуатации системы и полностью перешли на безбумажный документооборот.
В этой связи по данному направлению деятельности выявлены следующие основные недостатки:
перегруз среднего и высшего звена за счет отсутствия горизонтальных связей;