3.19. Основанием для начала административной процедуры по регистрации письменных обращений является поступление письменного обращения в Департамент.
3.20. Обращения, поступившие посредством почтовой или телеграфной связи, и документы, связанные с их рассмотрением, а также письменные обращения, поступившие лично от заявителей, принимаются специалистами отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения, ответственными за регистрацию входящей корреспонденции.
По просьбе обратившегося заявителя делается отметка о приеме на копии или вторых экземплярах письменного обращения с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для получения информации о ходе рассмотрения обращения.
3.21. Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования на официальный интернет-сайт Департамента, а также по электронной почте Департамента, принимаются и учитываются специалистами отдела автоматизации, учета и программного обеспечения использования земель, ответственными за учет обращений, поступающих в Департамент по информационным системам общего пользования, а затем в течение 1 рабочего дня с момента поступления передаются на бумажном носителе специалистам отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения, ответственным за регистрацию входящей корреспонденции.
3.22. Письменные обращения подлежат регистрации специалистами отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения, ответственными за регистрацию входящей корреспонденции, в течение двух рабочих дней с момента поступления в Департамент.
Регистрация обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу с добавлением индекса "обр.". Информация о зарегистрированных обращениях вносится в автоматизированную систему.
3.23. Письменное обращение, подписанное двумя и более заявителями, считается коллективным.
3.24. Приложенные к письменному обращению подлинные документы (паспорта, ценные бумаги, свидетельства о смерти, рождении и др.) отделяются от обращения и возвращаются заявителю (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя.
3.25. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, данное обращение регистрируется специалистом отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения, ответственным за регистрацию входящей корреспонденции, в порядке, установленном настоящим Административным регламентом, и передается начальнику отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения.
Начальником отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения принимается решение о не направлении обращения для дальнейшего рассмотрения путем наложения соответствующей резолюции.
3.26. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, данное обращение регистрируется в установленном порядке, однако в этом случае ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение специалистам структурных подразделений Департамента в соответствии с их компетенцией, о чем специалистами отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения, ответственными за регистрацию входящей корреспонденции, сообщается в письменной форме заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течении семи дней со дня регистрации обращения;
(в ред. Приказа Департамента земельных отношений от 08.09.2010 N 63)
3.27. Специалист отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения, ответственный за оформление проектов резолюций начальника Департамента, получив зарегистрированное обращение в течение двух рабочих дней с момента его регистрации:
- определяет наименование структурного подразделения Департамента, фамилию и инициалы специалиста, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов;
- готовит проект резолюции начальника Департамента;
- передает обращение с проектом резолюции начальнику Департамента.
3.28. Начальник Департамента при согласии с проектом резолюции подписывает его, либо оформляет другую, чем предусмотрено проектом, резолюцию на специальном бланке в течение одного рабочего дня с момента получения обращения с проектом резолюции.
3.29. В день оформления резолюции начальника Департамента обращение передается специалистом отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения, ответственным за оформление проектов резолюций начальника Департамента, специалисту отдела специальной, кадровой работы и организационного обеспечения, ответственному за регистрацию входящей корреспонденции, для постановки обращения на контроль.
На контроль ставятся все обращения заявителей, в том числе поступившие из отдела писем и приема граждан Правительства области, в соответствии с резолюциями Губернатора Вологодской области, первого вице-губернатора Вологодской области, вице-губернатора Вологодской области, первых заместителей Губернатора Вологодской области, заместителей Губернатора Вологодской области, управляющего делами Правительства Вологодской области.
3.30. Специалист отдела, ответственный за регистрацию входящей корреспонденции, не позднее следующего рабочего дня после дня проставления резолюции начальником Департамента передает обращение специалисту, ответственному за рассмотрение обращений, определенному в резолюции, для рассмотрения.
3.31. Результатом выполнения административной процедуры по регистрации письменных обращений является регистрация обращения в автоматизированной системе и передача зарегистрированных письменных обращений в соответствии с резолюцией начальника Департамента специалистам, ответственным за рассмотрение обращений.