1. Документы Архивного фонда Республики Хакасия независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
2. Уникальные документы Архивного фонда Республики Хакасия подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Республики Хакасия, ведение которого осуществляется исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3. Владельцы, собственники документов Архивного фонда Республики Хакасия представляют по запросам государственного архива Республики Хакасия и муниципальных архивов сведения о хранящихся в архивах организаций архивных фондах и документах для целей их государственного учета и несут ответственность за полноту и достоверность представляемой информации.
4. При смене владельца, собственника и (или) места хранения документов Архивного фонда Республики Хакасия владельцы, собственники документов обязаны в месячный срок проинформировать исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, уполномоченный в области архивного дела, о новом владельце, собственнике и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.
5. Документы Архивного фонда Республики Хакасия, хранящиеся в государственном архиве Республики Хакасия и муниципальных архивах, музеях, библиотеках Республики Хакасия, относятся к информационным ресурсам Республики Хакасия и не входят в состав имущества указанных архивов, музеев, библиотек.