54. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения в приемную министра или лица, его замещающего.
55. К поступившему обращению должностное лицо, рассматривающее обращение, готовит поручение.
Поручение министра (лица, его замещающего) (далее - поручение) готовится на бланке для поручений и должно содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие исполнителя, срок исполнения, подпись должностного лица, подготовившего поручение, дату поручения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие и срок исполнения поручения.
56. Обращение с поручением в течение одного дня передается в организационный отдел.
57. Работник организационного отдела, ответственный за прием документов в течение одного дня:
1) вносит в регистрационную карточку фамилии и инициалы исполнителей и контрольный срок исполнения поручения;
2) делает копии обращения в соответствии с поручением по числу исполнителей;
3) передает подготовленные документы (обращение с поручением и со всеми прилагаемыми к нему документами) под роспись заместителям министра или в соответствующие структурные подразделения Министерства.
58. Контроль за исполнением поручения осуществляет заместитель министра, указанный в поручении первым, если не оговорено иное. Поступившее к заместителям министра обращение рассматривается в тот же день или, в исключительных случаях, на следующий день.
59. Заместитель министра, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя, а также иных юридических и физических лиц.
60. Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются министром (лицом, его замещающим) как обычные обращения. При необходимости заявителю направляется сообщение о графике приема граждан, а заявление оформляется "В дело" как исполненное.
61. Результатом выполнения административной процедуры по рассмотрению письменного обращения гражданина министром (лицом, его замещающим), заместителями министра является передача обращения в структурные подразделения Министерства.