40. Основанием для начала процедуры по выдаче архивных документов пользователю в читальном зале является оформленный допуск пользователя в читальный зал.
41. При каждом посещении читального зала пользователь регистрируется в журнале посещений читального зала.
42. При каждом посещении читального зала пользователю выдаются справочно-поисковые средства (описи, каталоги, картотеки, путеводители, систематические перечни документов и т.д.), которые ему необходимы для поиска архивных документов.
По результатам работы со справочно-поисковыми средствами пользователь заполняет бланк заказа на выдачу архивных документов, где указываются архивные дела, которые ему необходимы для работы в читальном зале.
43. При каждом посещении читального зала пользователю выдаются архивные дела только после заполнения бланка заказа.
Архивные дела предоставляются пользователям под расписку в бланке заказа и специальном журнале за каждую единицу предоставленных архивных дел.
Единовременно одному пользователю может быть выдано не более 10 архивных дел.
Архивные дела выдаются пользователю для работы в читальном зале на срок не более 30 календарных дней.
Продление сроков выдачи архивных дел согласовывается с начальником Отдела.
44. При работе с архивными делами пользователь должен заполнить лист использования, хранящийся в каждом архивном деле, и указать дату использования, свою фамилию и инициалы, характер использования (просмотр дела, выписки и др.), номера использованных листов, проставить личную подпись.
45. При необходимости пользователь может оформить запрос на изготовление архивной копии документа из архивного дела.
Для изготовления незаверенной архивной копии документа пользователь заполняет запрос на копирование в виде заказа на копирование.
Специалист Отдела, ответственный за работу читального зала, оформляет и подписывает у начальника Отдела заказ на копирование.
Незаверенная архивная копия документа изготавливается путем копирования оригинала архивного документа с использованием специальных средств множительной техники.