47. Основанием для начала выполнения административной процедуры является принятое решение об исполнении запроса.
48. При получении задания о предоставлении муниципальной услуги специалист Отдела осуществляет анализ тематики запроса с использованием имеющихся в Отделе архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также степени полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы.
49. При отсутствии в Отделе запрашиваемой архивной информации специалист Отдела не позднее семи календарных дней со дня регистрации запроса:
при отсутствии в Отделе сведений о ее возможном местонахождении подготавливает письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации;
при наличии в Отделе сведений о ее возможном местонахождении подготавливает письмо о переадресации запроса в другие архивы или организации. Одновременно специалист Отдела подготавливает письмо в адрес заявителя о переадресации его запроса в другие архивы или организации.
50. При наличии в Отделе запрашиваемой архивной информации специалист Отдела подготавливает архивную копию документа, архивную выписку или архивную справку.
Архивная копия документа изготавливается путем копирования оригинала архивного документа с использованием специальных средств множительной техники.
Количество архивных копий документов определяется исходя из цели и характера запроса в каждом отдельно взятом случае.
На оборотной стороне каждого листа архивной копии документа проставляется штамп с архивными шифрами и номерами листов единицы хранения архивного документа.
Если архивная копия документа состоит из одного листа, то на оборотной стороне архивной копии проставляется штамп с указанием слова "Верно", указываются наименование должности, инициалы и фамилия начальника Отдела, проставляется его подпись, дата заверения.
Если архивная копия документа состоит из двух и более листов, то все листы архивной копии документа скрепляются. На месте скрепления листов указывается количество прошитых листов, наименование должности, инициалы, фамилия специалиста Отдела, подготовившего архивную копию документа, слово "Верно", наименование должности, инициалы и фамилия начальника Отдела, проставляется его подпись, дата заверения.
Архивная копия документа заверяется круглой печатью Отдела.
Одновременно с архивной копией оформляется сопроводительное письмо о предоставлении архивной копии.
Если заявитель в запросе указал на возможность получения архивной копии документа в электронном виде, то специалист Отдела дополнительно к архивной копии в бумажном виде изготавливает (при наличии технической возможности) скан-копию архивного документа в формате pdf.