4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Республики Калмыкия;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Республики Калмыкия;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Республики Калмыкия;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.