36. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
37. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
В органе исполнительной власти Республики Калмыкия используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
38. Состав электронных документов, создаваемых в органе исполнительной власти Республики Калмыкия, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти Республики Калмыкия, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти Республики Калмыкия, утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
39. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа исполнительной власти Республики Калмыкия в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
40. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
41. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
42. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
43. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
44. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Калмыкия и (или) поступившие в орган исполнительной власти Республики Калмыкия на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
45. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
46. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".
47. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах органа исполнительной власти Республики Калмыкия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
48. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия.