ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 декабря 2011 года N 476
О ПРАВИЛАХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
(в редакции Постановлений Правительства Республики Калмыкия от 20.07.2016 N 243, от 11.07.2017 N 240)
В целях установления единого порядка делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия, Правительство Республики Калмыкия постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия.
2. Руководителям органов исполнительной власти Республики Калмыкия принять меры по организации и ведению делопроизводства в соответствии с утвержденными Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия.
3. Аппарату Правительства Республики Калмыкия оказывать методическую и практическую помощь делопроизводственным службам органов исполнительной власти Республики Калмыкия по вопросам делопроизводства и архивного дела.
(п. 3 в ред. Постановления Правительства Республики Калмыкия от 20.07.2016 N 243)
Председатель Правительства
Республики Калмыкия
Л.ИВАНОВА
Утверждены
Постановлением Правительства
Республики Калмыкия
от 30 декабря 2011 года N 476
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
(в редакции Постановлений Правительства Республики Калмыкия от 20.07.2016 N 243, от 11.07.2017 N 240)
I. Общие положения
1. Настоящие Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - Правила) устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия.
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Орган исполнительной власти Республики Калмыкия на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
II. Термины и определения
4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Республики Калмыкия;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Республики Калмыкия;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Республики Калмыкия;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. Создание документов в органе исполнительной власти Республики Калмыкия
5. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Калмыкия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
6. Бланки органа исполнительной власти Республики Калмыкия разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти Республики Калмыкия, являются:
а) Государственный Герб Республики Калмыкия;
б) наименование органа исполнительной власти Республики Калмыкия на русском и калмыцком языках;
в) наименование должности;
г) справочные данные об органе исполнительной власти Республики Калмыкия;
д) наименование вида документа;
е) дата документа;
ж) регистрационный номер документа;
з) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
и) место составления (издания) документа;
к) гриф ограничения доступа к документу;
л) адресат;
м) гриф утверждения документа;
н) указания по исполнению документа (резолюция);
о) заголовок к тексту;
п) текст документа;
р) отметка о контроле;
с) отметка о приложении;
т) подпись;
у) отметка об электронной подписи;
ф) гриф согласования документа;
х) виза;
ц) печать;
ч) отметка о заверении копии;
ш) отметка об исполнителе;
щ) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
э) отметка о поступлении документа;
ю) ссылка на документ.
10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
11. Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа представляется руководителю органа исполнительной власти Республики Калмыкия для подписания (визирования), второй экземпляр визируется заместителем руководителя органа исполнительной власти Республики Калмыкия, курирующим соответствующую сферу деятельности, руководителем структурного подразделения-разработчика, руководителями заинтересованных структурных подразделений, службы делопроизводства, а также руководителем юридической службы (юристом), в случае, если проект документа носит правовой характер.
Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
(п. 11 в ред. Постановления Правительства Республики Калмыкия от 11.07.2017 N 240)
IV. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти Республики Калмыкия
12. В документообороте органа исполнительной власти Республики Калмыкия выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
13. В органе исполнительной власти Республики Калмыкия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
14. Документы, поступающие в орган исполнительной власти Республики Калмыкия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
17. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Республики Калмыкия или по решению руководителя органа исполнительной власти Республики Калмыкия иным должностным лицам органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.
18. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти Республики Калмыкия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти Республики Калмыкия.
19. Документы после их подписания руководителем или иным уполномоченным лицом органа исполнительной власти Республики Калмыкия передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
20. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
21. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
22. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Республики Калмыкия осуществляется через службу делопроизводства.
