70. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о проставлении апостиля на архивной справке, архивной выписке, архивной копии или об отказе в предоставлении государственной услуги.
71. Проставление апостиля производится путем проставления оттиска специального штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961 с его последующим заполнением.
Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише размером не менее 9 x 9 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен содержать текст на французском языке. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа "Апостиль" способом не допускается.
Оттиск штампа "Апостиль" проставляется на свободном от текста месте архивной справки, архивной выписки, архивной копии на лицевой или оборотной стороне либо на отдельном листе бумаги.
В случае проставления апостиля на отдельном листе этот лист и лист документа нумеруются и прошиваются тонким шнуром (ниткой). Концы шнура (нитки) заклеиваются плотной бумагой, вырезанной в произвольной форме, на которой проставляется печать. Количество прошитых листов заверяется подписью лица, ответственного за проставление апостиля, с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати. В апостиле могут применяться штампы с текстом соответствующих надписей.
72. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, на которых проставлен апостиль, регистрируется в Журнале регистрации архивных справок, архивных выписок, архивных копий, заверенных апостилем, где указываются порядковый номер и дата записи, регистрационный номер и дата архивной справки, архивной выписки, архивной копии, фамилия и инициалы лица, проставившего апостиль, а также фамилия и инициалы лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию, фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) заявителя, место хранения второго экземпляра архивной справки, архивной выписки, архивной копии.
73. После заполнения штампа апостиля и регистрации архивной справки, архивной выписки, архивной копии должностное лицо комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, передает архивную справку, архивную выписку, архивную копию с проставленным апостилем председателю комитета для проставления гербовой печати.
74. Председатель комитета проставляет на апостиле оттиск гербовой печати и возвращает архивную справку, архивную выписку, архивную копию лицу, ответственному за проставление апостиля. Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
75. Должностное лицо комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, готовит сопроводительное письмо в МИД России о направлении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с проставленным апостилем и передает его вместе с заверенными апостилем архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией и подлинником запроса должностному лицу комитета, ответственному за делопроизводство.
76. В случае отказа в предоставлении государственной услуги должностное лицо комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, готовит ответ об отказе в предоставлении государственной услуги в письменной форме с указанием причин отказа и порядком предоставления государственной услуги и представляет его на подпись председателю комитета.
77. Председатель комитета подписывает ответ об отказе в предоставлении государственной услуги и передает его должностному лицу комитета, ответственному за делопроизводство.
78. Максимальный срок выполнения административной процедуры - 1 рабочий день.