14.1. Документы в подразделения администрации города Иркутска поступают посредством АСУДП в личную электронную папку исполнителя, указанного в резолюции, в виде карточки поручения с прикрепленными к ней электронными образами документов.
14.2. Сотрудники администрации города Иркутска должны проверять содержимое папки "Новое" в АСУДП регулярно, не менее 2 раз в день.
14.3. Руководители структурных подразделений администрации города Иркутска несут ответственность за своевременное исполнение документов и поручений, направленных им и исполняемых сотрудниками возглавляемых ими структурных подразделений.
14.4. Для информирования сотрудников об имеющихся у них, а также о новых поручениях, в АСУДП предусмотрено окно напоминаний, которое загружается при запуске компьютера и регулярно появляется в правой нижней части экрана независимо от того, запущена ли АСУДП на данном компьютере. В случае если у сотрудника администрации города Иркутска в течение дня не появляется окно уведомлений АСУДП, он должен незамедлительно сообщить об этом администратору АСУДП. Отдел делопроизводства и архива департамента муниципальной службы, кадров и делопроизводства аппарата администрации города Иркутска не осуществляет отправку напоминаний в бумажном виде о наступлении срока исполнения документа.
14.5. Для завершения полученного поручения сотрудник администрации города Иркутска, получивший поручение, вносит в карточку поручения информацию об исполнении согласно резолюции, отражающую конечный итог исполнения поручения, а также прикрепляет к карточке все файлы, подготовленные в процессе исполнения резолюции или поручения, если исполнение предполагало подготовку таких файлов/документов.
14.6. Если исполнение поручения предполагает подготовку письменного ответа заявителю, исполнитель средствами АСУДП, используя кнопку "Создать документ" на основной панели карточки полученного поручения, создает документ в формате MS Word, который автоматически прикрепляется к карточке поручения. Поручения, требующие подготовки ответа заявителю, должны завершаться исполнителем только при условии наличия прикрепленного к карточке поручения файла ответа заявителю в формате MS Word.
14.7. Для подготовки инициированного исходящего письма (не являющегося ответом на обращение), исполнитель/инициатор письма средствами АСУДП создает карточку проекта исходящего письма и заполняет в данной карточке следующие поля:
- информация о получателе (название организации и Ф.И.О. получателя письма);
- о чем (основное краткое содержание письма);
- подписант (сотрудник администрации города Иркутска, который подпишет исходящее письмо);
- исполнитель (указывается автор исходящего документа);
- согласующие лица (сотрудники администрации города Иркутска, визирующие проект письма перед тем, как оно поступит на утверждение подписанту. Согласующие лица указываются в поле "Согласующие лица" слева направо в порядке от вышестоящего руководителя к нижестоящему. Процесс согласования документа будет происходить автоматически последовательно, начиная с должностного лица, указанного справа в данном поле).
14.8. Исполнитель/инициатор письма создает в карточке проекта исходящего письма на вкладке "Связанные документы" связи с карточками других связанных документов. Исполнитель/инициатор письма прикрепляет к карточке проекта исходящего письма на вкладке "Вложения (файлы)" подготовленный файл письма в формате MS Word или создает файл письма средствами АСУДП (используя кнопку "Создать файл письма" на панели карточки проекта исходящего письма). После подготовки карточки и файла исходящего письма исполнитель/инициатор письма направляет проект письма на визирование нажав кнопку "Отправить на визирование" на панели карточки проекта исходящего письма.
14.9. При подготовке файлов, направляемых средствами АСУДП, и предполагающих последующее распечатывание этих файлов на бумаге, исполнитель должен убедиться, что подготовленный файл имеет требуемое оформление, настройку полей, а также разделение страниц для корректной печати этого файла на принтере. Исполнитель (создатель файла) должен в настройках печати файла проверить и убедиться, что разметка полей, разбивка страниц, а также область распечатываемых данных настроены корректно и не потребуют от сотрудника, который этот файл будет распечатывать, дополнительной настройки печати.