21.1. В случае планируемого отсутствия сотрудника администрации города Иркутска на рабочем месте, сотрудник предварительно (заранее) должен самостоятельно, используя средства АСУДП, а именно карточку "Замещение", настроить в АСУДП соответствующее замещение, указав в карточке:
- Ф.И.О. лица, замещающего сотрудника во время отсутствия;
- период действия замещения и причину отсутствия;
- дату начала периода замещения и дату завершающего дня периода замещения.
При заполнении карточки "Замещение" сотрудник должен также отметить в карточке поле "Передать все неисполненные задания" или "Передать неисполненные задания частично", если требуется передача доступа заместителю к поручениям, полученным сотрудником ранее, и не исполненным на момент активации замещения.
21.2. В случае непланового отсутствия сотрудника на рабочем месте (например, в случае болезни), для активирования замещения средствами АСУДП должно быть направлено соответствующее внутреннее/служебное письмо в электронном виде, подписанное непосредственным или вышестоящим руководителем отсутствующего сотрудника в адрес администратора АСУДП с указанием Ф.И.О. и должности отсутствующего сотрудника, Ф.И.О. и должности заместителя на период отсутствия, а также причину отсутствия и предварительный ожидаемый срок отсутствия сотрудника (срок может быть указан больше фактического срока отсутствия, поскольку, в случае выхода замещаемого сотрудника на работу, при входе в систему ему автоматически будет предложено отключить действующее замещение).
21.3. В период замещения все вновь поступающие отсутствующему сотруднику поручения дублируются сотруднику, выполняющему роль заместителя.
21.4. Ответственность за своевременное и корректное включение в АСУДП замещения на время своего отсутствия возлагается на самого сотрудника.
21.5. Во время действующего в АСУДП замещения одного сотрудника другим, все документы и поручения, предназначенные для отсутствующего сотрудника, направляются на имя отсутствующего сотрудника.