12.1. Для постановки на контроль в карточке документа, при его регистрации, на вкладке "Контроль" указываются соответствующие значения в поле "Вид контроля" и в поле "Срок контроля".
12.2. После постановки документа на контроль, данный документ отображается во вкладке "Документы, где я контролер" папки "Контроль", которая отображается в списке папок у сотрудников, осуществляющих контроль исполнения документов.
12.3. Сотрудник, осуществляющий контроль, обязан регулярно просматривать папку "Контроль" и информировать непосредственного руководителя о ходе исполнения документов, в случае необходимости.
12.4. Сотрудник, осуществляющий контроль, проверяет наличие завершенных поручений и информации об исполнении в контролируемых документах.
12.5. По всем контрольным документам в карточку документа заносятся информация об исполнении и фактическая дата исполнения.
12.6. При исполнении документа в полном объеме в поле "Фактически исполнено" на вкладке "Контроль" в карточке документа вносится информация о дате исполнения. Также заполняются следующие поля:
- результат исполнения (указывается значение из списка);
- результат ИД (результат исполнительской дисциплины - указывается значение из списка);
- дело на хранении в (указывается информация о месте хранения документов - структурное подразделение администрации города Иркутска)
12.7. Снятие документа с контроля производится сотрудником, осуществляющим контроль, на этапе визирования результата исполнения документа или на основании запроса, полученного в соответствии с процессом, описанным в п. 14.13 настоящего Регламента.
12.8. Снятие документа с контроля производится сотрудником, осуществляющим контроль, путем указания даты снятия с контроля в карточке документа в поле "Снято с контроля". После заполнения поля "Снято с контроля" и сохранения карточки, внесение дальнейших изменений в данную карточку становится недоступно, карточка может быть открыта только для чтения.
12.9. О том, что документ снят с контроля, свидетельствует о наличии даты в поле "Снято с контроля" в карточке документа.
12.10. АСУДП дает возможность должностным лицам администрации города Иркутска (руководителям всех уровней) осуществлять мониторинг исполнения выданных ими поручений, производить контроль за соблюдением сроков исполнения поручений. Для этих целей все выданные должностными лицами администрации города Иркутска поручения отображаются в АСУДП в папке "Выданные мной поручения".
12.11. Исполнение поручения также может быть поставлено на контроль. Для этого, при выдаче соответствующего поручения в поле контролер должен быть указан сотрудник, осуществляющий контроль за исполнением данного поручения.