5.1. Основой наполнения АСУДП является регистрация в АСУДП документов с указанием необходимых сведений (данных) о документе в регистрационной карточке АСУДП, присвоением документу регистрационного номера, фиксирующего факт получения документа или его создания.
5.2. Документы регистрируются в АСУДП только после их предварительного рассмотрения. На этапе предварительного рассмотрения выявляются документы, не подлежащие регистрации в АСУДП.
5.3. Регистрация исходящего документа производится сотрудником, осуществляющим регистрацию документов, в том структурном подразделении, руководитель которого подписал данный документ.
5.4. Документы, направленные в адрес администрации города Иркутска, адресованные мэру города Иркутска, вице-мэру города Иркутска, подписанные мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска регистрируются в аппарате администрации города Иркутска.
5.5. Каждый документ регистрируется в АСУДП однократно. Повторная регистрация данного документа в другом структурном подразделении администрации города Иркутска не допускается.
5.6. При регистрации входящего документа обращения организаций, сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, вносит в регистрационную карточку "Обращения организаций" в АСУДП следующие сведения о документе:
- заявитель (указывается организация, направившая документ);
- Ф.И.О. (фамилия, имя, отчество лица, подписавшего документ), если указаны;
- исходящий номер (указывается номер, присвоенный документу организацией, направившей данный документ), если указан;
- дата обращения (проставляется число, присвоенное документу организацией, направившей данный документ), если указана;
- о чем (содержание или аннотация документа);
- вид обращения (указывается соответствующее значение из списка);
- вид документа (указывается соответствующее значение из списка);
- классификатор (указывается соответствующее значение из списка);