19.4. Для каждого руководителя, являющегося подписантом исходящих писем в другие организации, в адрес граждан или депутатов, в АСУДП должен быть указан сотрудник, которому будут приходить задания для распечатывания подготовленных документов, передачи их на подпись подписанту и передачи их на регистрацию сотруднику структурного подразделения администрации города Иркутска, осуществляющему регистрацию документов, или самостоятельной регистрации. Информация о том, кто является сотрудником, которому будут приходить задания для распечатывания подготовленных документов руководителя, должна быть передана соответствующим руководителем или данным сотрудником администратору АСУДП для внесения в АСУДП.
19.5. Завизированный результат исполнения поручения или документ передаются средствами АСУДП на подпись в виде задания на "Оформление результатов" в зависимости от должностного лица, указанного в поле "Подписант" на этапе рассмотрения поступившего документа, или указанного в поле "Подписант" при подготовке проекта исходящего документа.
19.6. Если должностное лицо является финальным визирующим лицом по исполненному поручению или документу, то в случае приемки результатов исполнения АСУДП предложит данному руководителю указать, каким образом должен быть обработан завизированный результат:
19.6.1. Распечатан непосредственно руководителем для подписи и передачи на регистрацию. В этом случае у руководителя имеется возможность самостоятельно распечатать завизированный документ, чтобы подписать и передать подписанный бумажный вариант на регистрацию.
При этом средствами АСУДП будет автоматически сформировано соответствующее задание с формулировкой "Заберите подписанные документы и отнесите их на регистрацию" и направлено в адрес сотрудника, которому, согласно настройке АСУДП, поступают документы для распечатывания, в которых подписантом указан данный руководитель.
19.6.2. Направлен на печать сотруднику, которому согласно настройке АСУДП, поступают документы для распечатывания, в которых подписантом указан данный руководитель. В этом случае средствами АСУДП будет автоматически сформировано соответствующее задание с формулировкой "Распечатать документ и лист согласования и передать на подпись. Зарегистрировать или передать на регистрацию сотруднику структурного подразделения, осуществляющему регистрацию документов, подписанный документ" и направлено в адрес сотрудника, которому согласно настройке АСУДП поступают документы для распечатывания, в которых подписантом указан данный руководитель.
19.6.3. Завершен без распечатывания (печать не требуется). В этом случае результаты исполнения принимаются, и карточка документа завершается.
19.7. В случае, если в поручении в АСУДП подписантом по документу указано должностное лицо, для которого в настройках АСУДП не указано, кто будет печатать документ, данное должностное лицо - подписант, после визирования документа, самостоятельно распечатывает подготовленный файл документа, подписывает и передает документ в бумажном виде сотруднику структурного подразделения, осуществляющему регистрацию документов, для регистрации.
19.8. Сотрудник, которому поступило задание на оформление результатов исполнения, а именно, на распечатывание подготовленного документа и передачу его на подпись подписанту, должен распечатать файл документа, требующего подписания руководителем, и передать его руководителю на подпись. При этом, задание на оформление результатов исполнения остается незавершенным до момента получения от руководителя подписанного письма.
19.9. После того, как документ подписан руководителем, а также в случае, когда документ распечатан и подписан руководителем самостоятельно, сотрудник, выполняющий задание по оформлению результатов исполнения, должен передать подписанный документ на регистрацию сотруднику структурного подразделения, осуществляющему регистрацию документов, или самостоятельно произвести регистрацию документа в АСУДП. При передаче документа на регистрацию сотруднику структурного подразделения, осуществляющему регистрацию документов, сотрудник выполняющий задание на оформление результатов исполнения должен зафиксировать факт передачи документа на регистрацию путем нажатия кнопки "Передано на регистрацию" в карточке задания на "Оформление результатов".
19.10. Сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию подписанных документов, получив подписанное письмо для регистрации:
- открывает в АСУДП карточку проекта данного исходящего письма;
- присваивает средствами АСУДП регистрационный номер для исходящего письма, нажав на кнопку на панели карточки исходящего документа "Выдать регистрационный номер";
- указывает регистрационный номер на бумажной версии письма;
- сканирует подписанное и зарегистрированное письмо и прикрепляет электронный образ к карточке исходящего письма.