6.1. Подлежат сканированию все документы, регистрируемые в АСУДП, за исключением:
6.1.1. Документов, содержащих информацию ограниченного доступа, согласно п. 1.5 настоящего Регламента.
6.1.2. Документов, содержащих в себе и полное имя (Ф.И.О.) и персональные данные (номер паспорта, СНИЛС, ИНН). Допускается сканирование таких документов при условии, что персональные данные отсутствуют (скрыты) в электронной версии документа.
6.1.3. Прилагаемых к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, расшивать которые нельзя, объемом более 10 листов. В случае, если такой документ содержит более 10 листов, решение о сканировании этого документа принимается сотрудником структурного подразделения, осуществляющим регистрацию документов.
6.1.4. Объемных сшитых приложений к документам (брошюры, книги и т.д.) объемом более 20 листов. В случае, если такой документ содержит более 20 листов, решение о сканировании этого документа принимается сотрудником структурного подразделения, осуществляющим регистрацию документов.
6.1.5. Документов, которые, в соответствии с требованиями к хранению документов данной номенклатуры, подлежат хранению в течение срока, превышающего 5 лет.
6.2. Документы, не подлежащие сканированию, передаются получателю на рассмотрение в соответствии с процедурой, описанной в пп. 9.3, 9.3 настоящего Регламента.
6.3. Документы, сканирование которых невозможно на протяжном (поточном) сканере, сканируются на планшетном сканере.
6.4. Документы формата А4, не имеющие опечатанной сшивки, объемом менее 20 страниц, расшиваются.
6.5. Документы, имеющие рукописные подписи или оттиски печати, а также цветные графические элементы или отметки, должны сканироваться в цветном режиме.
6.6. Для обеспечения приемлемого качества сканированного образа рекомендуется производить сканирование с разрешением не менее 300 dpi (точек на дюйм).
6.7. Включение электронного образа документа в АСУДП возможно только после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Сотрудник, осуществляющий сканирование документа, перед размещением электронного образа документа в АСУДП обязан убедиться в том, что электронный образ соответствует подлиннику документа, а именно присутствуют все страницы, соблюден порядок страниц, приложений, ориентация текста, а также, что электронный документ не имеет искажений или дефектов, полученных при сканировании.