АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ИРКУТСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 декабря 2014 года N 031-10-956/14
Об утверждении Регламента работы с автоматизированной системой управления документами и процессами на базе "DocsVision"
(с изменениями на 27 марта 2018 года)
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 27.03.2018 N 031-10-68/8)
В связи с внедрением автоматизированной системы управления документами и процессами на базе "DocsVision" в администрации города Иркутска, руководствуясь ст. 16 Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", ст.ст. 37, 38, 42 Устава города Иркутска:
1. Утвердить Регламент работы с автоматизированной системой управления документами и процессами на базе "DocsVision" (Приложение 1).
2. Руководителям структурных подразделений администрации города Иркутска в течение 10 рабочих дней с момента подписания настоящего распоряжения ознакомить с ним под роспись работников соответствующих структурных подразделений администрации города Иркутска и представить документы об ознакомлении в отдел регистрации и контроля организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
И.о. главы администрации
города Иркутска
А.Б.ЛОГАШОВ
Приложение 1
к распоряжению администрации
города Иркутска
от 31 декабря 2014 г. N 031-10-956/14
РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ С АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ И ПРОЦЕССАМИ НА БАЗЕ "DOCSVISION"
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 27.03.2018 N 031-10-68/8)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Регламент работы с автоматизированной системой управления документами и процессами на базе "DocsVision" (далее - Регламент) разработан в рамках внедрения в администрации города Иркутска и ее структурных подразделениях автоматизированной системы управления документами и процессами (далее - АСУДП) и определяет порядок использования АСУДП при организации делопроизводства, а также устанавливает общие требования к организации работы с документами с использованием средств АСУДП в администрации города Иркутска.
1.2. Настоящий Регламент описывает основные требования к организации электронного документооборота средствами АСУДП.
1.3. Организация делопроизводства в администрации города Иркутска с использованием АСУДП осуществляется аппаратом администрации города Иркутска.
1.4. АСУДП реализует технологии безбумажной обработки и обмена электронными документами на протяжении всего жизненного цикла документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, а также его хранение и использование в текущей деятельности вплоть до уничтожения в связи с истечением установленного срока хранения.
1.5. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения:
- отнесенные к государственной тайне;
- с грифом "конфиденциально";
- с пометкой "для служебного пользования".
1.6. Настоящий Регламент является обязательным для исполнения всеми сотрудниками администрации города Иркутска, обеспеченными персональным компьютером, подключенным к корпоративной информационной вычислительной сети администрации города Иркутска, и являющимися участниками электронного обмена.
1.7. Сотрудники администрации города Иркутска для использования АСУДП обязаны руководствоваться настоящим Регламентом
2. НАЗНАЧЕНИЕ АСУДП
2.1. АСУДП предназначена для решения следующих задач:
- обеспечение комплексной автоматизации документооборота администрации города Иркутска;
- обеспечение перехода администрации города Иркутска от бумажного к электронному документообороту;
- обеспечение хранения документов в электронном виде и оперативного доступа к ним;
- обеспечение управляемости процессами исполнения поручений (документов) с момента их получения (создания) до завершения исполнения;
- обеспечение оперативного получения информации о ходе исполнения документа или поручения;
- обеспечение своевременного исполнения поручений по документам, контроля за сроками их исполнения.
3. ДОКУМЕНТЫ, ОБРАБАТЫВАЕМЫЕ СРЕДСТВАМИ АСУДП
3.1. В АСУДП обрабатываются следующие документы:
3.1.1. Документы, поступившие в адрес администрации города Иркутска, а также в адрес структурных подразделений администрации города Иркутска по электронной почте.
3.1.2. Документы, поступившие в адрес администрации города Иркутска, а также в адрес структурных подразделений администрации города Иркутска на бумажных носителях, переведенные в электронные образы, за исключением:
- бумажных документов, указанных в п. 1.5 настоящего Регламента.
- документов, не подлежащих сканированию, согласно п. 6.1 настоящего Регламента.
- иных документов в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, в том числе документов первичного бухгалтерского учета.
3.1.3. Электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного создания на бумажном носителе.
4. ОПЕРАЦИИ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В АСУДП
4.1. Средства АСУДП обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:
- регистрация документов;
- передача документов на рассмотрение, исполнение или ознакомление;
- выдача резолюций или поручений;
- постановка на контроль, осуществление контроля и снятие с контроля исполнение документов и поручений;
- получение сведений об исполнении документов и поручений;
- подготовка проектов документов;
- визирование и согласование документов;
- списание документа в дело с пометкой в регистрационной карточке.
5. РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ОБРАБОТКЕ ПО БЕЗБУМАЖНОЙ ТЕХНОЛОГИИ
5.1. Основой наполнения АСУДП является регистрация в АСУДП документов с указанием необходимых сведений (данных) о документе в регистрационной карточке АСУДП, присвоением документу регистрационного номера, фиксирующего факт получения документа или его создания.
5.2. Документы регистрируются в АСУДП только после их предварительного рассмотрения. На этапе предварительного рассмотрения выявляются документы, не подлежащие регистрации в АСУДП.
5.3. Регистрация исходящего документа производится сотрудником, осуществляющим регистрацию документов, в том структурном подразделении, руководитель которого подписал данный документ.
5.4. Документы, направленные в адрес администрации города Иркутска, адресованные мэру города Иркутска, вице-мэру города Иркутска, подписанные мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска регистрируются в аппарате администрации города Иркутска.
5.5. Каждый документ регистрируется в АСУДП однократно. Повторная регистрация данного документа в другом структурном подразделении администрации города Иркутска не допускается.
5.6. При регистрации входящего документа обращения организаций, сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, вносит в регистрационную карточку "Обращения организаций" в АСУДП следующие сведения о документе:
- заявитель (указывается организация, направившая документ);
- Ф.И.О. (фамилия, имя, отчество лица, подписавшего документ), если указаны;
- исходящий номер (указывается номер, присвоенный документу организацией, направившей данный документ), если указан;
- дата обращения (проставляется число, присвоенное документу организацией, направившей данный документ), если указана;
- о чем (содержание или аннотация документа);
- вид обращения (указывается соответствующее значение из списка);
- вид документа (указывается соответствующее значение из списка);
