ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
1. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
1.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
1.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, а также признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название органа, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например,
Приказы председателя комитета по основной деятельности
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например,
Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например,
Документы к протоколам заседаний комиссии по наградам (представления, ходатайства)
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) какой составлены документы, вид документа (план, отчет). Отчеты, планы из-за разной периодичности, которые имеют разные сроки хранения, должны формироваться в разные дела (годовой план работы комитета, квартальный план работы комитета по капитальному ремонту, месячный отчет управления по кадрам, годовой бухгалтерский отчет).
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.