6.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел.
Приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела).
В дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.
Документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно.
В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской.
В дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты).
В дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных).
Дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома.
Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
6.2.2. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
6.2.3. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).