6.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве органы разрабатывают, согласовывают и утверждают номенклатуру дел.
Номенклатура дел органа закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
Номенклатура дел органа разрабатывается, согласовывается и утверждается по установленной форме (приложения 15, 16) в соответствии с порядком, предусмотренным пунктами 16.1 - 16.3 Регламента администрации города и иных органов местного самоуправления, утвержденного постановлением администрации города.
6.1.2. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации города являются наименования органов администрации города, иного органа местного самоуправления - наименования его структурных подразделений (направлений деятельности), например,
Комитет по кадрам и муниципальной службе
или
Работа с кадрами
Рекомендуется первым в номенклатуре дел располагать структурное подразделение (направление деятельности), в котором откладывается нормативная правовая и организационно-распорядительная документация.
6.1.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений органа, постоянно и временно действующих рабочих органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
6.1.4. Порядок заполнения граф номенклатуры дел органа осуществляется в соответствии с приложением 17.
6.1.5. После утверждения и рассылки номенклатуры дел в структурные подразделения органа специалистами заводятся дела по номенклатуре дел, на всех делах оформляются титульные листы дел в соответствии с заголовками по номенклатуре дел (приложение 18).
6.1.6. По завершении календарного года лицом, ответственным за составление номенклатуры дел, готовятся итоговая запись о категории и количестве заведенных в органе дел и дополнение к номенклатуре дел, которые приобщаются к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.