372. Для обеспечения комплектования архивных фондов структурных подразделений на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
373. Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания (далее - опись).
374. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
375. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения (приложение N 21); дела временного (свыше десяти лет) хранения дела по личному составу (приложение N 22). На дела временного (до десяти лет) хранения описи не составляются.
376. В структурных подразделениях описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством муниципального архива.
377. Описи дел составляются в четырех экземплярах специалистом архивной службы соответствующего структурного подразделения.
378. Описательная статья описи дел включает следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
379. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: