387. В архив структурного подразделения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по акту.
388. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения передаются в архив структурного подразделения не позднее чем через год после их завершения в делопроизводстве.
389. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения передаче в архив структурного подразделения, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
390. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в муниципальный архив работником архивной службы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
391. Прием каждого дела производится работником архивной службы в присутствии работника структурного подразделения.
392. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
393. В случае реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, в период проведения указанных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела и оформляет дела.
394. При ликвидации структурного подразделения организацию упорядочения документов осуществляет ликвидационная комиссия.
395. При реорганизации структурного подразделения документы передаются структурному подразделению, являющемуся правопреемником, а при ликвидации - в муниципальный архив.
396. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел структурного подразделения.