340. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
341. В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
342. Дела формируются в структурных подразделениях службами документационного обеспечения или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.
343. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
344. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
Распорядительные документы по основной деятельности группируются отдельно от распорядительных документов по личному составу.
Распорядительные документы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.