346. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершению года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
347. Оформление дел проводится службами документационного обеспечения структурных подразделений или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архивной службы соответствующего структурного подразделения.
348. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
349. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.
350. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела (приложение N 18);
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 19);
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 20).
351. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. На обложках таких дел должно быть указано: Администрация города Омска, наименование структурного подразделения, индекс дела, срок хранения по номенклатуре дел, заголовок дела, крайние даты.
352. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
353. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
- Администрация города Омска;