Действующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска (с изменениями на 29 ноября 2023 года)



18. Подготовка дел к последующему хранению


346. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершению года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.


347. Оформление дел проводится службами документационного обеспечения структурных подразделений или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архивной службы соответствующего структурного подразделения.


348. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.


349. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.


350. Полное оформление дел предусматривает:


- подшивку или переплет дела;


- нумерацию листов в деле;


- составление листа-заверителя дела (приложение N 18);


- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 19);


- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 20).


351. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. На обложках таких дел должно быть указано: Администрация города Омска, наименование структурного подразделения, индекс дела, срок хранения по номенклатуре дел, заголовок дела, крайние даты.


352. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.


353. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты:


- Администрация города Омска;